Dimona-fouten bij flexi-jobbers en studenten in 2026: 7 controles voor werkgevers

Werk je met flexi-jobbers of studenten? Dan is een correcte planning maar één deel van het verhaal. Het statuut van de medewerker bepaalt ook welke Dimona-aangifte nodig is, welke gegevens je moet doorgeven en wat er moet gebeuren wanneer de planning verandert.

In onze blog Dimona in de praktijk: wat planners écht moeten weten leggen we uit hoe Dimona samenhangt met je dagelijkse personeelsplanning. In deze gids gaan we een stap verder: welke fouten komen specifiek bij flexi-jobbers en studenten voor, en welke controles helpen je om ze te vermijden?

Kort samengevat: voor flexi-jobbers dien je vóór de prestaties een FLX-Dimona in; een correcte aangifte moet de respons ‘OK’ krijgen. Voor studenten onder de solidariteitsbijdrage dien je een STU-Dimona in op basis van een ondertekende overeenkomst, met de geplande uren per kwartaal.

1. Een flexi-jobber laten starten zonder de FLX-respons te controleren

Iemand heeft eerder al als flexi-jobber gewerkt. Dat betekent niet automatisch dat je die persoon opnieuw zonder verdere controle als flexi-jobber kunt inzetten.

Een flexi-jobber wordt aangegeven met het type FLX. Bij die aangifte raadpleegt de RSZ onder andere loopbaangegevens uit het referentiekwartaal T-3. Een tijdige en correcte FLX-Dimona met de respons ‘OK’ is een voorwaarde om de werknemer in DmfA als flexi-jobwerknemer te kunnen aangeven.

Voor niet-gepensioneerde werknemers geldt daarbij onder meer dat zij in T-3 minstens 80% van een voltijdse betrekking moeten hebben gepresteerd bij één of meerdere andere werkgevers. Voor wettelijk gepensioneerden geldt die T-3-tewerkstellingsvoorwaarde niet.

Een ‘OK’-respons betekent echter niet dat automatisch aan alle voorwaarden in het kwartaal van de flexi-job zelf is voldaan. Die controle blijft de verantwoordelijkheid van de werkgever.

Ook de sector speelt een rol. Sinds 1 juli 2026 zijn flexi-jobs mogelijk in een veel ruimer deel van de private en publieke sector, maar er blijven uitsluitingen bestaan. Sectoren kunnen in 2026 bovendien nog een opt-out aanvragen.

De fout: ervan uitgaan dat iemand automatisch opnieuw als flexi-jobber kan werken omdat dat eerder ook kon.

De controle: controleer vóór de tewerkstelling of het flexi-jobstatuut van toepassing is én volg de respons van de FLX-Dimona op.

2. Een STU-Dimona versturen zonder ondertekende studentenovereenkomst

Wil je de solidariteitsbijdrage voor studenten toepassen, dan moet de STU-Dimona worden opgesteld op basis van een ondertekende studentenovereenkomst.

De studentenovereenkomst moet voor een bepaalde duur en schriftelijk worden opgesteld. Ze moet uiterlijk op het moment van indiensttreding ondertekend zijn.

De fout: de student laten starten en de overeenkomst later administratief in orde brengen.

De controle: zorg dat de studentenovereenkomst ondertekend is vóór je de STU-Dimona verwerkt.

3. Dimona pas versturen nadat de medewerker gestart is

Bij last-minute wijzigingen is het verleidelijk om eerst de planning op te lossen en de administratie daarna te regelen.

Voor een flexi-jobber moet de FLX-Dimona vóór de start van de prestaties gebeuren. Ook voor studenten die onder de solidariteitsbijdrage werken, moeten de uren vooraf via STU worden aangegeven — niet achteraf, op basis van de effectief gewerkte uren.

⚠️ Waarom tijdig aangeven belangrijk is
Zonder voorafgaande STU-Dimona kan de tewerkstelling niet via DmfA met toepassing van de solidariteitsbijdrage worden aangegeven. Is de STU-Dimona laattijdig, dan kan de solidariteitsbijdrage niet voor alle uren uit die aangifte worden toegepast.

De fout: iemand laten beginnen en denken dat de Dimona later wel rechtgezet kan worden.

De controle: maak van Dimona een vaste stap vóór de start van de shift.

In CrewPlanner: voor ondersteunde contracttypes kun je instellen of Dimona’s automatisch worden verstuurd en hoeveel uur vóór de start van een shift dat gebeurt. Je kunt ze ook manueel verwerken.

4. Bij studenten te veel of te weinig uren reserveren

Voor studenten geef je in de STU-Dimona per kwartaal het aantal geplande uren uit de studentenovereenkomst door.

In 2026 bedraagt het studentencontingent 650 uur per kalenderjaar waarvoor, wanneer aan de voorwaarden is voldaan, de solidariteitsbijdrage kan worden toegepast. Werkt een student meer dan 650 uur, dan gelden voor de bijkomende uren de normale sociale bijdragen.

Als werkgever weet je niet automatisch hoeveel uren een student al bij andere werkgevers heeft gewerkt of gereserveerd. Via Student at work kun je vooraf controleren hoeveel uren nog beschikbaar zijn. Het getoonde saldo houdt rekening met zowel gepresteerde uren als uren die al via Dimona zijn gereserveerd.

Reserveer je te veel uren, dan zijn die — zolang ze gereserveerd staan — niet beschikbaar voor dezelfde student bij een andere werkgever onder de solidariteitsbijdrage. Reserveer je te weinig en voeg je later uren toe, dan kan een andere werkgever ondertussen een deel van het resterende contingent hebben gereserveerd.

Het aantal geplande uren kan worden aangepast. De RSZ raadt aan om dat bij onverwachte wijzigingen zo snel mogelijk te doen.

De fout: extra studentenuren aangeven “voor de zekerheid”.

De controle: controleer het beschikbare urenpakket via Student at work, plan realistisch en pas de uren aan wanneer de situatie verandert.

5. Een shift annuleren, maar de bestaande Dimona laten staan

Bij een afzegging, no-show of vervanging volstaat het niet altijd om alleen je planning te wijzigen.

Voor studenten geldt bijvoorbeeld dat een Dimona voor een kwartaal waarin uiteindelijk geen enkele prestatie plaatsvindt, moet worden geannuleerd. Een STU-Dimona kan niet eenvoudig naar nul uren worden aangepast.

De fout: de medewerker uit het rooster halen en ervan uitgaan dat daarmee alles geregeld is.

De controle: controleer bij een annulering of ook de bestaande Dimona moet worden aangepast of geannuleerd.

In CrewPlanner: wanneer een medewerker vóór de start uit een shift wordt verwijderd, kan de bijhorende Dimona-cancel worden verwerkt. Registreer je een medewerker die niet is opgedaagd via de tijdsregistratie als No show, dan kan CrewPlanner op basis daarvan een Dimona-cancel versturen. De precieze werking hangt af van je instellingen en contracttype.

6. Een mondelinge en schriftelijke flexi-jobovereenkomst hetzelfde behandelen

Niet iedere flexi-jobber volgt dezelfde Dimona-flow.

Voor de eerste tewerkstelling moet er een schriftelijke raamovereenkomst zijn. Daarnaast sluit je voor de concrete tewerkstelling een flexi-jobarbeidsovereenkomst af. Die kan schriftelijk of mondeling zijn.

Dat verschil heeft gevolgen voor Dimona.

Mondelinge flexi-jobovereenkomst

Bij een mondelinge flexi-jobovereenkomst doe je per werkdag een Dimona en vermeld je het begin- en einduur van de prestaties.

Begint de medewerker vroeger of later dan oorspronkelijk aangegeven? Dan moet het beginuur uiterlijk op het moment waarop de medewerker daadwerkelijk start aangepast zijn. Voor wijzigingen van het einduur gelden eveneens specifieke termijnen.

Schriftelijke flexi-jobovereenkomst

Bij een schriftelijke overeenkomst kan de Dimona een periode omvatten. Die periode mag maximaal één kwartaal beslaan. Bij dit type Dimona is daarnaast een aanwezigheidsregistratie nodig om vast te leggen wanneer de flexi-jobber daadwerkelijk werkt.

De fout: voor iedere flexi-jobber dezelfde Dimona-werkwijze gebruiken.

De controle: bepaal op basis van de overeenkomst welke Dimona- en aanwezigheidsregistratie nodig zijn.

7. Denken dat ‘verstuurd’ hetzelfde betekent als ‘in orde’

Een Dimona versturen is niet het einde van de controle.

Een aangifte kan nog in verwerking zijn, een waarschuwing krijgen, geweigerd worden of laattijdig blijken. Voor FLX is een tijdige en correcte aangifte met een ‘OK’-respons specifiek belangrijk voor de verdere verwerking als flexi-jobwerknemer.

De fout: alleen controleren of de Dimona verzonden is.

De controle: volg ook de respons op en onderneem actie wanneer een aangifte een waarschuwing geeft of wordt geweigerd.

In CrewPlanner: je kunt de status van een Dimona opvolgen van Ready to send en Processing tot Accepted, Warning, Refused of Late. Met de filter Requires attention zie je aangiftes waarvoor verdere opvolging nodig is. Een geweigerde Dimona wordt niet automatisch door CrewPlanner gecorrigeerd: de planner krijgt mogelijke oplossingen te zien en kiest zelf welke actie nodig is.

Voor flexi-jobbers is er nog een extra administratieve stap: de flexi-gegevensoverdracht via Flexi at work. Die overdracht vervangt noch de Dimona-aangifte, noch de driemaandelijkse DmfA.

Wat als de werkelijk gepresteerde uren afwijken van de planning?

Een medewerker begint later dan gepland, een shift loopt uit of iemand klokt vroeger uit.

Voor contracttypes waarbij begin- en einduren relevant zijn voor Dimona kan zo’n afwijking een update vereisen. Bij een mondelinge FLX-overeenkomst gelden bijvoorbeeld specifieke regels en termijnen voor het aanpassen van die uren.

CrewPlanner vergelijkt geregistreerde begin- en einduren met de geplande uren. Wanneer daar een afwijking wordt vastgesteld, kan een Dimona-update worden gegenereerd. Als automatische verwerking is ingeschakeld, kan die update onder andere worden verstuurd bij het uitklokken, bij het opslaan van een aangepaste tijdsregistratie of bij het finaliseren van de tijdsregistratie.

Automatisering verandert de wettelijke termijnen niet. Correcties moeten dus nog altijd tijdig worden verwerkt.

Snelle checklist voor studenten en flexi-jobbers

Voor een student

• Is de studentenovereenkomst ondertekend?
• Is STU het juiste type voor deze tewerkstelling?
• Zijn de geplande uren per kwartaal correct?
• Heb je het beschikbare urenpakket gecontroleerd via Student at work?
• Is de Dimona tijdig verstuurd?
• Verandert de planning? Controleer dan of de geplande uren moeten worden aangepast.
• Werkt de student uiteindelijk niet in het aangegeven kwartaal? Annuleer de Dimona.

Voor een flexi-jobber

• Mag de medewerker onder het flexi-jobstatuut werken?
• Is de raamovereenkomst in orde?
• Is duidelijk of de flexi-jobovereenkomst mondeling of schriftelijk is?
• Is de FLX-Dimona tijdig verstuurd?
• Heeft de aangifte de juiste respons gekregen?
• Is bij een periodieke Dimona de nodige aanwezigheidsregistratie voorzien?
• Zijn wijzigingen in begin- of einduur tijdig verwerkt wanneer dat vereist is?

Veelgestelde vragen over Dimona voor studenten en flexi-jobbers

Welke Dimona gebruik je voor een flexi-jobber?

Voor een flexi-jobwerknemer gebruik je het type FLX. Een tijdige en correcte FLX-Dimona met de respons ‘OK’ is een voorwaarde om de werknemer als flexi-jobwerknemer in DmfA aan te geven.

Welke Dimona gebruik je voor een jobstudent?

Wanneer je voor een student de solidariteitsbijdrage wilt toepassen, gebruik je STU. De Dimona gebeurt op basis van een ondertekende studentenovereenkomst en bevat per kwartaal het aantal geplande uren.

Hoeveel uren heeft een jobstudent in 2026?

Het studentencontingent bedraagt 650 uur per kalenderjaar. Binnen dat urenpakket kunnen, wanneer aan de voorwaarden is voldaan, de solidariteitsbijdragen voor studenten worden toegepast.

Wat als een student minder uren werkt dan gepland?

Je kunt het aantal geplande uren in de STU-Dimona aanpassen. De RSZ raadt aan dit bij onverwachte wijzigingen zo snel mogelijk te doen.

Wat als een student uiteindelijk helemaal niet werkt?

Als de student geen enkele prestatie levert in een kwartaal waarvoor een STU-Dimona werd ingediend, moet die Dimona worden geannuleerd. Het is niet mogelijk om nul uren aan te geven.

Is een verzonden Dimona automatisch een correcte Dimona?

Nee. Ook de respons moet worden opgevolgd. Een aangifte kan bijvoorbeeld een waarschuwing geven, geweigerd worden of laattijdig zijn. Voor FLX is een correcte en tijdige aangifte met de respons ‘OK’ specifiek van belang.

Minder losse stappen tussen planning en Dimona

Bij flexibele teams verandert de realiteit snel. Net daarom ontstaat extra risico wanneer contracten, planning, tijdsregistratie en Dimona in volledig aparte processen worden opgevolgd.

CrewPlanner brengt die stappen dichter bij elkaar. Voor ondersteunde contracttypes en configuraties kunnen Dimona’s vanuit de planning worden verwerkt, kunnen afwijkingen tussen geplande en geregistreerde uren worden gesignaleerd en ziet de planner wanneer een aangifte extra aandacht nodig heeft.

Automatisering neemt de wettelijke verantwoordelijkheid van de werkgever niet over. Ze helpt wel om sneller te zien wat nog moet gebeuren, waar iets afwijkt en welke aangifte verdere opvolging nodig heeft.

Wil je zien hoe CrewPlanner planning, tijdsregistratie en Dimona samenbrengt? Boek een gratis demo en bekijk de workflow met je eigen type medewerkers.

Deze blog is gebaseerd op de administratieve instructies RSZ 2026/2 en de informatie van de Sociale Zekerheid en FOD Werk die beschikbaar was in augustus 2026. Regels en sectorale uitzonderingen kunnen wijzigen. Raadpleeg voor specifieke situaties altijd de meest recente officiële informatie of je sociaal secretariaat.