1. Start op tijd met de voorbereiding
Je voorbereiden op een drukke zomer? Dan is timing alles. Wat we bij veel bedrijven zien, is dat de voorbereidingen pas echt starten wanneer de drukte al begint. De zoektocht naar studenten begint in mei, de planning krijgt vorm in juni, en tegen juli zit je midden in de storm en improviseer je van shift naar shift. Niet ideaal.
Wil je écht grip krijgen op je zomerpiek, dan moet je vroeger vooruitdenken én gebruiken wat je leert van je huidige planning. Kijk dus even terug op de zomer, je jaarplanning, je cijfers en stel jezelf deze vragen:
- Hoeveel mensen had je écht nodig op je drukste dagen?
- Welke momenten liepen vast omdat je te weinig buffers had?
- Hoeveel studenten haakten af of kwamen niet opdagen?
Die inzichten geven je het fundament om volgend jaar slimmer te plannen en vooral om vroeger te starten. Bijvoorbeeld: in februari je studentenpool activeren, in maart al de eerste shiften opstellen, en in april je back-upteam paraat hebben staan. Zo behoud je controle, overzicht én je kalmte.
๐ Met CrewPlanner heb je een volledig overzicht van je planningshistoriek, prestaties, afwezigheden en bezettingsgraad.
2. Heldere communicatie voorkomt paniek
In drukke periodes moet je vaak omgaan met onverwachte omstandigheden: shiften worden omgewisseld, collega’s worden ziek, klanten schuiven hun reservaties op. En dan is er niets zo vervelend als een team dat niet op de hoogte is. Daarom is communicatie een structureel onderdeel van je planning.
En nee, dan bedoelen we geen extra WhatsApp-groep of nieuwe Google Sheet. Zeker niet als je met tientallen (of honderden) tijdelijke krachten werkt die allemaal andere shifts en beschikbaarheid hebben.
Wat werkt wel?
- Duidelijke, automatische meldingen bij wijzigingen
- Eén centraal kanaal waar alle info samenkomt
- Inzicht voor medewerkers in hun eigen planning en prestaties
๐ In CrewPlanner kunnen medewerkers zelf hun beschikbaarheden doorgeven, hun planning raadplegen, krijgen ze notificaties bij elke aanpassing en kunnen ze zelfs reageren op shiftwijzigingen via de app.
3. Flexibiliteit moet je organiseren, niet improviseren
Het weer, onverwachte drukte of personeel dat uitvalt: in de zomer kan alles plots volledig veranderen. En dan wil je niet afhankelijk zijn van een Excel of je eigen geheugen. Bouw daarom flexibiliteit in als vast onderdeel van je planning:
- Werk met een poule van beschikbare medewerkers
- Activeer je crew om zelf te reageren op openstaande shifts
- Voorzie standby-functies voor piekdagen
๐ Met CrewPlanner zie je realtime wie beschikbaar is, waar er gaten vallen in je planning en kan je shifts makkelijk herverdelen.
4. Geef medewerkers autonomie
Een veelgehoorde frustratie bij planners: “Ik word overspoeld met vragen van studenten.” Wanneer moet ik werken? Waar kan ik mijn contract tekenen? Klopt mijn loonfiche? Mag ik volgende week nog een shift pakken?
Geef medewerkers zélf de tools in handen om hun beschikbaarheden door te geven, te reageren op openstaande shiften en hun werkritme mee vorm te geven.
Zeker jongere flexwerkers verwachten een digitale, intuïtieve manier om hun planning te beheren. Een plek waar ze in één oogopslag zien welke shifts er openstaan, wanneer ze kunnen werken, en wat er al bevestigd is. Hoe meer je hen autonomie geeft, hoe minder jij brandjes hoeft te blussen.
๐ CrewPlanner biedt een handige app waar medewerkers hun documenten kunnen uploaden, contracten digitaal ondertekenen, hun uren nakijken en shiftvoorkeuren aangeven.
Zomerpiek overleefd? Tijd om te optimaliseren.
CrewPlanner helpt je om je volledige personeelsplanning overzichtelijk en efficiënt te maken. Vraag je gratis demo aan of ontdek hoe CrewPlanner jouw zomer volgend jaar soepeler laat verlopen.
Nederland
France
Deutschland
United Kingdom
