Wanneer start je met het werven van flexibel personeel voor drukke periodes? Pak het slim aan met deze tips

Als zelfstandig ondernemer in de horeca, retail of eventsector herken je het wel: de drukste periode komt eraan, je agenda loopt vol. En je merkt nu: je hebt extra volk nodig en je planning staat nog niet op punt. Je bent niet de enige. Elke piekperiode begint steevast met het besef: ik heb meer mensen nodig dan ik dacht.  

De grote vraag is dan ook: wanneer moet je starten met het werven van flexibel personeel? Spoiler: dat moment is eerder dan je denkt. 

Op tijd starten is cruciaal (en geeft jou een voorsprong) 

1. De arbeidsmarkt is krap en concurrerend 

Goede flexwerkers zijn tegenwoordig een gegeerd goed.  De kans is groot dat ze meerdere opties hebben en jij bent slechts één van de velen die vraagt om hun aandacht (en beschikbaarheid). Wacht je te lang? Dan zijn de besten misschien al lang weggevist. 

2. Een sterk team bouw je niet op in één week 
Nieuwe mensen inwerken, je werkwijze uitleggen, afspraken maken over beschikbaarheid… het kost tijd. Door vroeg te starten geef je jezelf (en je team) de ruimte om goed voorbereid te zijn. 

3. Je voorkomt gaten in je planning 
Last-minute werving leidt vaak tot onderbezetting, stress en fouten. Met een vroege aanpak kun je vooruit plannen en flexibel bijsturen wanneer nodig. 

Hoe bepaal je wanneer je moet beginnen? 

Dat hangt natuurlijk af van jouw branche en de piekperiodes daarin. Maar hier zijn een paar richtlijnen:  

Gebruik ook je historische data om trends te herkennen. Welke maanden waren druk vorig jaar? Wanneer begonnen de aanvragen of reserveringen op te lopen? CrewPlanner biedt handige dashboards waarmee je die inzichten snel terugvindt. 

Zo werf je efficiënt en gericht 

1. Wees zichtbaar waar je doelgroep zit

Zet je vacatures niet alleen op je website, maar ook op platforms waar flexwerkers actief zijn: studentenjobboards, social media, uitzendapps. En vergeet niet: mond-tot-mond blijft goud waard.

2. Maak het aantrekkelijk (en eerlijk)

Wees transparant over wat je biedt. Wat verdien je? Wat zijn de werktijden? Is er lunch voorzien? Reiskostenvergoeding? En vooral: waarom is werken bij jou leuker dan bij de buurman?

3. Automatiseer waar het kan

Met slimme tools zoals CrewPlanner kun je:

• Beschikbaarheden opvragen met één druk op de knop
• Shifts uitsturen naar je vaste en flexibele crew
• Overzicht houden van wie wanneer werkt
• Communiceren via één centraal platform (dag stressvolle groepsapps!)

4. Bouw aan je eigen ‘flexpool’

Zorg dat je niet telkens vanaf nul hoeft te beginnen. Bewaar contactgegevens van goede krachten, nodig ze uit voor toekomstige shifts en bouw een eigen community op. Je zal zien dat je heel wat kopzorgen bespaart in de toekomst.

Veelgestelde vragen van ondernemers

“Maar wat als ik nog niet weet hoe druk het wordt?” Begin toch maar al met een inventarisatie. Je kunt mensen optioneel inplannen of alvast beschikbaarheden opvragen. Zo ben je voorbereid zonder direct vast te leggen.

“Wat als ik mensen plan en de drukte blijft uit?” Flexwerk is, nou ja… flexibel. Goede communicatie is key. Leg je verwachtingen duidelijk uit en wees eerlijk over de kans dat een shift misschien vervalt. Transparantie bouwt vertrouwen.

“Kan ik dit ook zelf doen zonder tool?” Tuurlijk. Maar waarom moeilijk doen als het makkelijk kan? Tools als CrewPlanner besparen je uren werk, geven je overzicht en voorkomenfouten. En eerlijk is eerlijk: dat voelt een stuk rustiger.

Begin tijdig en doe het slim

Drukke periodes zijn onvermijdelijk. Stress? Dat kun je vermijden. Door op tijd te starten met de werving van flexibel personeel geef je jezelf ademruimte, betere kandidaten en een veel grotere kans op een soepel verlopen seizoen.

Wacht dus niet op het eerste terraszonnetje of een last-minute reservering. Begin vandaag. Je toekomstige zelf (en je klanten) zullen je dankbaar zijn.

Nieuwsgierig hoe CrewPlanner je helpt met het plannen, werven en communiceren met flexibel personeel?

Boek NU je demo. Efficiënt plannen = ontspannen ondernemen.