Loonkosten in je personeelsplanning: 6 cijfers om bij te houden

Je werkelijke loonkosten komen niet altijd overeen met wat je vooraf had gepland. Door geplande uren, gewerkte uren en de bijbehorende kosten met elkaar te vergelijken, zie je sneller waar verschillen ontstaan en kun je je personeelsplanning beter bijsturen.

Deze zes cijfers vormen een praktisch uitgangspunt om meer grip te krijgen op je loonkosten.

Welke cijfers helpen je om loonkosten in je personeelsplanning te volgen?

Dit zijn niet de enige cijfers die je kunt volgen. Samen verbinden ze personeelsplanning, urenregistratie en financieel inzicht.

Het is ook belangrijk om te weten dat loonkosten verder gaan dan alleen het brutoloon. Afhankelijk van de situatie kunnen bijvoorbeeld werkgeverslasten, vakantiegeld, pensioenpremies en andere personeelskosten meetellen.

Vergelijk je geplande en werkelijke loonkosten? Zorg er dan voor dat je in beide berekeningen dezelfde kostenelementen gebruikt.

1. Geplande uren

Geplande uren zijn alle uren waarvoor medewerkers vooraf in het rooster zijn ingepland.

Ze vormen de basis voor je personeelsbezetting en voor het inschatten van je verwachte loonkosten.

Voorbeeld:

6 medewerkers × 7 uur = 42 geplande uren

Je kunt geplande uren volgen per dienst, project, locatie, functie of periode.

Op zichzelf vertelt dit cijfer nog niet alles. Het wordt vooral interessant wanneer je het vergelijkt met het aantal uren dat uiteindelijk daadwerkelijk is gewerkt.

2. Gewerkte uren

Gewerkte uren zijn de uren die medewerkers daadwerkelijk hebben gewerkt en geregistreerd.

Die kunnen afwijken van het rooster. Een medewerker begint eerder, werkt langer door, een dienst loopt uit of iemand blijkt juist minder lang nodig te zijn.

Om je kosten goed te volgen, heb je daarom beide nodig:

• planning: wat had je gepland?
• urenregistratie: wat gebeurde er daadwerkelijk?

Door geplande en geregistreerde uren naast elkaar te leggen, zie je sneller waar de praktijk afwijkt van het rooster.

Dit is vooral nuttig voor organisaties met wisselende diensten, flexibele teams of meerdere projecten.

3. Afwijking in uren

De afwijking in uren laat zien hoeveel meer of minder uren er daadwerkelijk zijn gewerkt dan gepland.

De berekening is eenvoudig:

Afwijking in uren = gewerkte uren − geplande uren

Voorbeeld:

• Gepland: 120 uur
• Gewerkt: 132 uur
• Afwijking: +12 uur

Je kunt dit ook als percentage berekenen:

Afwijking (%) = (gewerkte uren − geplande uren) / geplande uren × 100

In dit voorbeeld:

12 / 120 × 100 = 10%

Er is dus 10% meer gewerkt dan oorspronkelijk gepland.

Een afwijking betekent niet automatisch dat je rooster verkeerd was. In sectoren met wisselende drukte kan de personeelsbehoefte gedurende de dag veranderen.

Waar je vooral op wilt letten, zijn terugkerende afwijkingen.

Lopen sluitdiensten bijna altijd uit? Heeft een bepaalde locatie structureel meer uren nodig? Of plan je regelmatig meer uren dan uiteindelijk nodig blijken?

Dit soort patronen geeft je concrete informatie waarmee je toekomstige roosters kunt verbeteren.

Maar een afwijking in uren vertelt nog niet wat de financiële impact daarvan is. Daarvoor kijk je naar de afwijking in loonkosten.

4. Afwijking in loonkosten

De geplande loonkosten laten zien wat je personeelsinzet naar verwachting kost. De werkelijke loonkosten laten zien wat die inzet uiteindelijk heeft gekost. Het verschil tussen beide is de afwijking in loonkosten.

Afwijking in loonkosten = werkelijke loonkosten − geplande loonkosten

Met hetzelfde fictieve voorbeeld:

Dit is een illustratief voorbeeld. Werkelijke loonkosten verschillen onder andere per sector, functie, salaris en arbeidsvoorwaarden.

Het aantal gewerkte uren ligt 10% hoger dan gepland, terwijl de loonkosten 14% hoger uitvallen.

Dat verschil kan ontstaan omdat niet ieder gewerkt uur dezelfde kosten met zich meebrengt. De kosten kunnen verschillen per medewerker, functie, salaris of arbeidsvoorwaarden.

Een afwijking in loonkosten kan zelfs ontstaan zonder dat er meer uren worden gewerkt.

Voorbeeld: je plant een medewerker in voor een dienst van acht uur. Op het laatste moment neemt een andere medewerker met hogere of lagere werkgeverskosten deze dienst over.

Het totale aantal gewerkte uren blijft hetzelfde. De urenafwijking is dus nul, maar de werkelijke loonkosten kunnen wel afwijken van wat je vooraf had berekend.

De twee cijfers beantwoorden daarom verschillende vragen:

De urenafwijking laat zien wat er operationeel veranderde. De afwijking in loonkosten laat zien wat dat financieel betekende.

Door beide te volgen, krijg je een completer beeld van de financiële gevolgen van je personeelsplanning.

5. Loonkosten per gewerkt uur

Waar de afwijking in loonkosten laat zien hoeveel de totale kosten afwijken van je planning, laat loonkosten per gewerkt uur zien hoeveel één daadwerkelijk gewerkt uur gemiddeld kost.

De formule is:

Loonkosten per gewerkt uur = totale loonkosten die je in de berekening meeneemt / totaal aantal gewerkte uren

Met ons voorbeeld:

• Werkelijk: €3.420 / 132 uur = €25,91 per gewerkt uur
• Gepland: €3.000 / 120 uur = €25 per gepland uur

Een gewerkt uur kostte in dit voorbeeld gemiddeld €0,91 meer dan vooraf gepland.

Met dit cijfer kun je bijvoorbeeld periodes, teams of projecten vergelijken en onderzoeken waarom de gemiddelde kosten per gewerkt uur veranderen.

Gebruik daarbij steeds dezelfde definitie van loonkosten en controleer welke kostenelementen je in de berekening meeneemt.

6. Brutomarge per project

De brutomarge per project laat zien hoeveel van het projectbudget overblijft nadat de loonkosten zijn meegenomen.

In dit artikel bedoelen we hiermee een vereenvoudigde operationele marge op basis van het projectbudget en de loonkosten. Andere project- en bedrijfskosten worden hierin niet automatisch meegenomen. De berekening is daarom niet noodzakelijk hetzelfde als de brutomarge in je financiële administratie.

Vooraf: Budget − geplande loonkosten = geplande marge

Nadat de gewerkte uren bekend zijn:

Budget − werkelijke loonkosten = werkelijke marge

Voorbeeld:

Je kunt de marge ook als percentage uitdrukken: Marge (%) = marge / budget × 100

In dit voorbeeld daalt de marge van ongeveer 33% naar 24%, omdat de werkelijke loonkosten hoger uitvallen dan gepland.

Zo zie je beter welke invloed je personeelsplanning heeft op het financiële resultaat van een project.

Hoe helpt personeelsplanningssoftware om grip te houden op loonkosten?

Personeelsplanningssoftware is vooral nuttig wanneer het rooster, de urenregistratie en kosteninformatie met elkaar verbonden zijn.

Voordat een dienst of project begint, kun je zien hoeveel uren je hebt gepland en wat de verwachte personeelskosten zijn. Achteraf kun je geregistreerde uren en werkelijke kosten vergelijken met de oorspronkelijke planning.

Over meerdere diensten of projecten worden patronen zichtbaar.

Lopen bepaalde diensten regelmatig uit? Zijn er projecten die structureel duurder uitvallen dan gepland? Of moet je de bezetting voor toekomstige periodes aanpassen?

Het doel is niet simpelweg om minder medewerkers in te plannen.

Het gaat erom de juiste bezetting te plannen en te herkennen wanneer de praktijk structureel afwijkt van je verwachtingen.

Vergelijk je verschillende oplossingen? In ons artikel 7 vragen bij het kiezen van personeelsplanningssoftware voor grip op loonkosten lees je waar je op kunt letten bij het kiezen van een oplossing die past bij jouw organisatie.

Loonkosten en marges volgen met CrewPlanner

CrewPlanner brengt personeelsplanning, urenregistratie en financieel inzicht samen.

In de Finance-module zie je onder andere:

• budget en geplande kosten
• werkelijke kosten
• het verschil tussen geplande en werkelijke personeelskosten
• marge
• de medewerkers, functies en diensten achter die kosten

Via de CrewPlanner Marketplace kun je CrewPlanner koppelen met ondersteunde oplossingen voor salarisverwerking, boekhouding en andere bedrijfsprocessen.

Zo zie je vóór een project wat je geplande personeelsinzet kost en achteraf waar de werkelijke kosten afwijken van wat je had gepland.

Wil je zien wat je personeelsplanning kost voordat je volgende project start?

Met CrewPlanner kun je geplande en gewerkte uren, loonkosten en marges op één plek vergelijken.

Veelgestelde vragen

Wat zijn goede loonkosten per gewerkt uur?

Er bestaat geen universeel bedrag dat voor ieder bedrijf goed is.

De gemiddelde loonkosten per gewerkt uur verschillen onder andere per sector, functie, salarisniveau, arbeidsvoorwaarden en personeelssamenstelling.

Vergelijk daarom vooral met je eigen planning, eerdere periodes en vergelijkbare projecten.

Waarom kunnen werkelijke loonkosten verschillen van geplande loonkosten?

Omdat de praktijk niet altijd precies overeenkomt met het rooster. Medewerkers kunnen meer of minder uren werken dan gepland en de samenstelling van het team kan veranderen.

Zelfs bij hetzelfde aantal uren kunnen de kosten verschillen wanneer andere medewerkers of functies worden ingezet.

Kan CrewPlanner geplande en werkelijke loonkosten vergelijken?

Ja. In CrewPlanner kun je geplande en werkelijke personeelskosten naast elkaar bekijken. Zo zie je sneller waar de werkelijke kosten afwijken van je planning.