Aus dem Sommerhoch lernen: 4 wertvolle Erkenntnisse für jede Einsatzplanerin und jeden Einsatzplaner

Die Sommermonate sind für viele Unternehmen ein Segen – und gleichzeitig eine Herausforderung. Gastronomiebetriebe fahren doppelte Schichten, Festivals stocken mit Hunderten temporären Mitarbeitenden auf, und der Einzelhandel gibt alles, um zusätzliche Kund:innen und Tourist:innen bestmöglich zu bedienen. 

Das macht die Personalplanung in dieser Zeit oft zu einem einzigen großen Puzzle. Doch genau darin stecken viele lehrreiche Erkenntnisse. Denn hinter jeder Last-Minute-Absage, jeder Doppelschicht oder jedem Chaos in der Küche steckt auch eine Chance, dazuzulernen. Und diese Lektionen können helfen, künftige Sommerhochs entspannter zu planen – und Ihre Jahresplanung langfristig zu verbessern. 

In diesem Blog teilen wir vier konkrete Erkenntnisse, die Sie aus der Sommer-Hochsaison für Ihr Unternehmen mitnehmen können. 

1. Frühzeitig vorbereiten 

Sich auf einen geschäftigen Sommer vorbereiten? Dabei kommt es vor allem auf das Timing an. Was wir oft beobachten: Die eigentlichen Vorbereitungen beginnen erst, wenn die Hochsaison schon läuft. Die Suche nach Studierenden startet im Mai, der Dienstplan nimmt im Juni Form an – und im Juli befinden Sie sich bereits mitten im Sturm und hangeln sich von Schicht zu Schicht. Nicht ideal. 

Wer das Sommerhoch wirklich im Griff haben will, muss früher denken – und aus dem aktuellen Sommer lernen. Werfen Sie also einen Blick zurück auf Ihre Planung, Ihre Zahlen und stellen Sie sich folgende Fragen: 

• Wie viele Personen haben Sie an Ihren stärksten Tagen wirklich gebraucht? 
• In welchen Momenten wurde es kritisch, weil es keine Puffer gab? 
• Wie viele Aushilfen sind abgesprungen oder nicht erschienen? 

Diese Erkenntnisse sind die Basis für eine klügere Planung im nächsten Jahr. Zum Beispiel: Aktivieren Sie Ihren Student:innen-Pool bereits im Februar, planen Sie erste Schichten im März und stellen Sie im April ein Back-up-Team bereit. So behalten Sie den Überblick – und die Ruhe. 

👉 Mit CrewPlanner haben Sie jederzeit Einblick in Ihre Planhistorie, Anwesenheiten, Abwesenheiten und Auslastung. 

2. Klare Kommunikation verhindert Chaos 

In stressigen Phasen passiert oft Unvorhergesehenes: Schichten werden getauscht, Kolleg:innen fallen krankheitsbedingt aus, Reservierungen werden verschoben. Und nichts ist in solchen Momenten ärgerlicher als ein Team, das nicht informiert ist. Deshalb ist Kommunikation ein fester Bestandteil der Planung – und keine Zusatzaufgabe. 

Und nein, wir meinen nicht noch eine neue WhatsApp-Gruppe oder ein weiteres Google Sheet. Besonders nicht, wenn Sie mit Dutzenden oder Hunderten Aushilfskräften arbeiten, die alle unterschiedliche Verfügbarkeiten und Schichten haben. 

Was funktioniert wirklich? 

• Automatische Benachrichtigungen bei Änderungen 
• Ein zentrales Tool, in dem alle Infos zusammenlaufen 
• Transparenz für Mitarbeitende über ihren eigenen Einsatzplan und ihre Leistungen 

👉 In CrewPlanner können Mitarbeitende ihre Verfügbarkeiten angeben, den aktuellen Plan einsehen, automatische Änderungen empfangen und sogar direkt auf Schichtänderungen reagieren – alles über die App. 

3. Flexibilität planen – nicht improvisieren 

Wetter, unerwarteter Kundenandrang oder kurzfristige Ausfälle: Im Sommer kann alles plötzlich anders laufen. Und dann möchten Sie sich nicht auf Excel oder Ihr Gedächtnis verlassen. Integrieren Sie deshalb Flexibilität als festen Bestandteil Ihrer Planung: 

• Arbeiten Sie mit einem Pool verfügbarer Mitarbeitender 
• Aktivieren Sie Ihr Team, selbst auf offene Schichten zu reagieren 
• Planen Sie Standby-Rollen für Spitzentage ein 

👉 Mit CrewPlanner sehen Sie in Echtzeit, wer verfügbar ist, wo Lücken entstehen – und Sie können Schichten schnell neu zuweisen. 

4. Mitarbeitenden Autonomie geben 

Ein häufiger Frust bei Planer:innen: „Ich werde mit Fragen von Studierenden überflutet.“ 
Wann muss ich arbeiten? Wo kann ich meinen Vertrag unterschreiben? Stimmt meine Abrechnung? Kann ich nächste Woche noch eine Schicht übernehmen? 

Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die richtigen Tools, um das selbst zu regeln: Verfügbarkeiten melden, auf offene Schichten reagieren und ihr eigenes Arbeitstempo mitgestalten. 

Gerade jüngere Aushilfen erwarten eine digitale, intuitive Lösung, um ihre Planung zu verwalten. Einen Ort, an dem sie auf einen Blick sehen, wann sie arbeiten, welche Schichten noch offen sind und was bereits bestätigt ist. Je mehr Eigenverantwortung Sie ermöglichen, desto weniger müssen Sie selbst Krisen managen. 

👉 CrewPlanner bietet eine benutzerfreundliche App, in der Mitarbeitende ihre Dokumente hochladen, Verträge digital unterschreiben, Stunden überprüfen und Schichtpräferenzen angeben können. 

Sommerhoch überstanden? Jetzt ist der richtige Moment zu optimieren. 

CrewPlanner unterstützt Sie dabei, Ihre gesamte Einsatzplanung übersichtlich und effizient zu gestalten – auch in der Hochsaison. 
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