Planungssoftware auswählen: worauf es wirklich ankommt

Schichtplanung kann schnell chaotisch werden: Änderungen in letzter Minute, unklare Dienstpläne, endlose Anrufe und Nachrichten. Ob Sie mit Studierenden, Aushilfen oder einem festen Team arbeiten – die richtige Planungssoftware hilft Ihnen, Ordnung in dieses Chaos zu bringen. So finden Sie das Tool, das wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.

1. Benutzerfreundlichkeit für alle

Planungssoftware sollte intuitiv sein – nicht nur für Manager, sondern auch für Teilzeitkräfte und Aushilfen. Ist die Software zu kompliziert, werden Mitarbeitende sie nicht nutzen.
Darauf achten: einfache Navigation, mobile Bedienbarkeit, schneller Einstieg.

2. Zentrale Kommunikation

Verstreute WhatsApp-Gruppen, E-Mails und Excel-Tabellen führen oft zu Verwirrung. Die richtige Software bündelt alles an einem Ort: Pläne, Updates und Nachrichten.
Darauf achten: Push-Benachrichtigungen, klare Übersicht der Schichten, keine Doppelbuchungen.

3. Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen

In Gastronomie oder Eventbranche ändern sich Pläne fast täglich. Eine gute Software hilft Ihnen, flexibel zu bleiben – ohne Chaos.
Darauf achten: Drag-and-Drop-Planung, Echtzeit-Updates, einfache Umverteilung von Personal.

4. Integration mit bestehenden Systemen

Ihre Planungssoftware sollte kein Inselsystem sein.
Darauf achten: Schnittstellen zu Lohnabrechnung, HR, Zeiterfassung oder Buchhaltung – damit Daten nicht doppelt erfasst werden müssen.

5. Kosten und Skalierbarkeit

Die günstigste Software ist nicht immer die beste – und die teuerste garantiert keinen Mehrwert.
Darauf achten: transparente Preise, flexible Tarife, Funktionen, die wirklich relevant sind.

6. Analysen und Auswertungen

Planung bedeutet mehr als nur Schichten zu besetzen – es geht auch darum, aus Daten zu lernen.
Darauf achten: Berichte zu Arbeitsstunden, Abwesenheiten, Spitzenzeiten und Personalkosten.

7. Support und Implementierung

Selbst die beste Software bringt wenig ohne den richtigen Support.
Darauf achten: reaktionsschneller Kundendienst, Unterstützung bei der Implementierung, Ressourcen wie Tutorials oder Webinare.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Software wählen, die modern aussieht, aber viel zu komplex ist.
• Die Bedeutung einer mobilen Nutzung unterschätzen.
• Das Team nicht in die Entscheidung einbeziehen. Wenn Mitarbeitende die Software nicht als praktisch empfinden, weichen sie schnell wieder auf WhatsApp oder Excel aus.

Das richtige Tool macht den Unterschied

Die richtige Planungssoftware spart Ihnen nicht nur viele Stunden Koordination – sie stärkt auch den Teamgeist, reduziert Fluktuation und unterstützt nachhaltiges Wachstum.

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