So nutzen Sie die 80/20-Regel, um Ihre Personalplanung effizienter zu gestalten

Sie planen voraus – und trotzdem gerät die Woche schnell aus dem Takt. 
Spontane Änderungen. Unerwartete Ausfälle. Überschneidende Schichten. Immer dieselben Mitarbeitenden, die einspringen. Missverständnisse, verstreute Excel-Tabellen und vergessene WhatsApp-Nachrichten. Das Ergebnis: doppelte Buchungen, offene Schichten oder Leute, die zur falschen Zeit erscheinen. 

Das muss nicht sein. 

Eine einfache Regel kann helfen: die 80/20-Regel. 
Sie verschafft Ihnen mehr Kontrolle über Ihre Planung – und mehr Luft im Alltag. 

Warum Ihr Top-20 %-Team den Unterschied macht 

Die 80/20-Regel (auch Pareto-Prinzip genannt) besagt: 80 % der Ergebnisse stammen oft aus nur 20 % des Aufwands. 
Übertragen auf die Schichtplanung heißt das: 80 % der Schichten werden meist von 20 % Ihres Teams abgedeckt. 

Diese Leistungsträger sind Ihre zuverlässige Basis: 

• Sie reagieren schnell 
• Sie sind flexibel und zuverlässig 
• Sie geben ihre Verfügbarkeiten rechtzeitig an 
• Sie stempeln korrekt ein und aus 
• Sie bringen Ruhe und Struktur in Ihre Planung 

Anstatt jedes Mal das ganze Team zu mobilisieren, starten Sie mit Ihrer stärksten Basis – den Top 20 %. So vermeiden Sie Chaos – und setzen auf Verlässlichkeit. 

So setzen Sie die 80/20-Regel mit CrewPlanner um 

Mit CrewPlanner ist es ganz einfach, die 80/20-Logik in der Praxis anzuwenden: 

1. Identifizieren Sie Ihr Kernteam. Filtern Sie gezielt nach den aktivsten und zuverlässigsten Mitarbeitenden – basierend auf Reaktionsgeschwindigkeit, Anwesenheit und Schichthistorie. 

2. Planen Sie zuerst mit Ihrer Top-Crew. Geben Sie Ihren Leistungsträgern Vorrang bei der Schichtwahl oder -zuweisung. So sichern Sie die Basis – bevor Sie breiter ausschreiben. 

3. Intelligente Planungslogik nutzen. CrewPlanner schlägt automatisch passende Personen für freie Schichten vor – basierend auf Verfügbarkeit, Präferenzen und bisherigen Einsätzen. Weniger Klicks. Mehr Kontrolle. 

4. Gutes Verhalten belohnen. Das integrierte Gamification-System erkennt schnelles Reagieren, zuverlässige Einsätze und exaktes Zeitmanagement – ganz ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand. 

So motivierst du andere, ebenfalls zu den besten 20 % zu gehören – ganz ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Ihre Vorteile auf einen Blick 

Wenn Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich funktioniert, sehen Sie schnell Ergebnisse: 

• Weniger unbesetzte Schichten
• Schnellere Einsatzplanung
• Ein ruhigeres, stabileres Team
• Weniger Nachverfolgung und Erinnerungen
• Mehr Zeit für Kunden, Führung – oder zum Durchatmen 

Und das Beste? 
Sie müssen nicht mehr arbeiten – nur anders planen. 

CrewPlanner macht’s einfach 

Mit den richtigen Tools wird effiziente Planung zum Selbstläufer. CrewPlanner unterstützt Sie dabei mit: 

Gamification 
Motivieren Sie Ihre Mitarbeitenden und fördern Sie zuverlässiges Verhalten – ganz ohne Mehraufwand. 

Automatische Schichtzuweisung 
Verknüpfen Sie freie Schichten schnell mit passenden Teammitgliedern – dank intelligenter Filter und Vorschläge. 

Transparenz & Überblick 
Behalten Sie Leistung, Engagement und Historie Ihrer Mitarbeitenden im Blick – und wissen Sie immer, auf wen Sie zählen können. 

Lassen Sie Ihre Planung für sich arbeiten – nicht umgekehrt. 

Jetzt kostenlose Demo buchen und sehen, wie CrewPlanner Ihnen hilft, 80 % der Arbeit mit Ihren besten 20 % zu erledigen