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N’importe quel outil de planification peut placer des noms dans un planning. Ce n’est pas là que les choses se compliquent.
Le vrai test commence lorsqu’un collaborateur annule deux heures avant son service, que les disponibilités changent, qu’un service se prolonge ou que les heures validées doivent être transmises à la paie sans devoir être saisies une seconde fois.
Un logiciel peut sembler très convaincant pendant une démonstration et pourtant ajouter du travail à votre équipe au quotidien. Avant de faire votre choix, vérifiez ces sept points.
1. Le logiciel s’adapte-t-il à la façon dont votre équipe travaille ?
Les équipes de l’hôtellerie-restauration regroupent souvent des collaborateurs permanents, à temps partiel, saisonniers, temporaires ou mobilisés ponctuellement pour des événements.
Vérifiez que le logiciel permet de gérer des plannings récurrents, des services ponctuels, plusieurs sites ainsi qu’une planification par projet. Il doit également signaler les conflits de planning et éviter d’affecter un collaborateur qui n’est pas disponible.
2. Les collaborateurs peuvent-ils gérer eux-mêmes leurs disponibilités ?
Si vous devez encore contacter chaque personne individuellement pour savoir qui peut travailler, le logiciel ne vous fait pas gagner suffisamment de temps.
Les collaborateurs doivent pouvoir communiquer eux-mêmes leurs disponibilités, tandis que les responsables les voient directement dans le planning. Vérifiez également si vous pouvez proposer les services encore à pourvoir au bon groupe de collaborateurs et identifier rapidement qui peut remplacer quelqu’un en cas d’annulation de dernière minute.
3. La communication est-elle liée au planning ?
Les collaborateurs doivent recevoir automatiquement une notification lorsqu’un service est modifié et toujours avoir accès aux informations à jour : horaires, lieu, fonction et instructions.
Vous évitez ainsi que des changements importants se perdent entre les groupes WhatsApp, les e-mails et les SMS, ou qu’un collaborateur se base sur une ancienne version du planning.
4. Le suivi du temps de travail correspond-il à votre fonctionnement ?
Un restaurant, un hôtel et une entreprise de catering n’ont pas nécessairement les mêmes besoins en matière de suivi du temps de travail.
Vérifiez que les collaborateurs peuvent enregistrer leur arrivée et leur départ d’une manière adaptée à votre organisation, par exemple via une application mobile ou une pointeuse partagée.
Ce qui se passe ensuite est tout aussi important. Les responsables peuvent-ils comparer les heures planifiées aux heures réellement prestées, corriger les erreurs et valider les heures sans transférer les données vers un autre outil ?
5. Pouvez-vous gérer les contrats et les obligations locales ?
La planification n’est qu’une partie de la préparation d’un collaborateur avant son premier service. Les contrats, les données personnelles et les documents obligatoires doivent également être complets et accessibles.
Lors de la démonstration, demandez à voir un véritable processus d’intégration. Le logiciel permet-il de :
- collecter les informations et documents nécessaires ;
- générer le bon contrat à partir de vos propres modèles ;
- recueillir les signatures électroniques ;
- centraliser les documents dans le profil du collaborateur ;
- identifier clairement les informations encore manquantes ?
Les obligations administratives et liées à l’emploi varient selon les pays. Si votre organisation doit effectuer certaines déclarations ou transmettre des rapports spécifiques, demandez si le logiciel les prend en charge via une intégration ou un export, ou si une intervention manuelle reste nécessaire.
6. Le logiciel peut-il être connecté à la paie ?
Une fois le service terminé, les heures enregistrées doivent encore être vérifiées et préparées pour la paie. Lorsque les systèmes ne communiquent pas entre eux, quelqu’un doit saisir les mêmes données une nouvelle fois.
Cartographiez donc l’ensemble du processus :
Planification → suivi des heures → contrôle et validation → export ou intégration → paie
Vérifiez ensuite :
- Les heures validées peuvent-elles être transmises dans le format requis par votre prestataire de paie ?
- Existe-t-il une intégration directe ou le transfert se fait-il via un export ?
- Le fichier doit-il encore être modifié manuellement avant son traitement ?
- Des corrections peuvent-elles être apportées avant l’envoi des heures ?
7. Pouvez-vous voir les coûts de personnel avant de publier le planning ?
Un planning complet n’est pas forcément un planning rentable.
Vérifiez si le logiciel affiche le coût de personnel estimé d’un service ou d’un projet avant sa publication. Après le service, vous devez également pouvoir comparer les heures et les coûts planifiés avec les heures réellement prestées.
Vous identifiez ainsi plus rapidement les heures supplémentaires qui s’accumulent ou les services qui coûtent plus cher que prévu.
Testez des situations réelles pendant la démonstration
Ne vous contentez pas d’une présentation des menus et des fonctionnalités. Demandez au fournisseur de vous montrer comment le logiciel gère des situations qui se produisent réellement dans votre organisation :
- Un collaborateur annule peu avant son service. Comment trouvez-vous un remplaçant ?
- Une personne est planifiée sur deux sites au même moment. Le conflit est-il signalé ?
- Un service dure plus longtemps que prévu. Comment les heures supplémentaires sont-elles enregistrées ?
- Les heures ont été validées. Comment sont-elles transmises à la paie ?
Demandez également qui s’occupe de la configuration et de la migration des données, quel accompagnement est inclus lors de la mise en place et quelles fonctionnalités entraînent un coût supplémentaire.
Le meilleur logiciel de planification du personnel n’est pas celui qui propose la plus longue liste de fonctionnalités. C’est celui qui correspond réellement à la manière dont votre équipe travaille.
Comment CrewPlanner répond à ces besoins
CrewPlanner réunit la planification du personnel, les disponibilités, la communication, les contrats, le suivi du temps de travail et la préparation des données pour la paie dans un même processus.
Selon la configuration choisie, les responsables peuvent :
- créer des plannings récurrents et des plannings par projet ;
- collecter les disponibilités et contacter les bons collaborateurs lorsqu’un service doit être pourvu ;
- générer des contrats à partir de modèles et recueillir des signatures électroniques ;
- contrôler et finaliser les heures prestées avant leur export vers la paie ;
- comparer les heures planifiées aux heures réellement prestées ;
- suivre les coûts de personnel et estimer la marge brute par projet sur la base des heures planifiées, des salaires et des coûts configurés.
Depuis l’application, les collaborateurs peuvent consulter leur planning, communiquer leurs disponibilités, recevoir des mises à jour, enregistrer leurs heures et accéder aux documents pertinents.
Les modules et intégrations disponibles dépendent de la configuration choisie.
CrewPlanner a été conçu pour les organisations qui travaillent avec des équipes flexibles, notamment dans l’hôtellerie-restauration, le catering et l’événementiel.
Questions fréquentes
Un logiciel de planification du personnel remplace-t-il un logiciel de paie ?
Généralement, non. Le logiciel de planification gère les services, les disponibilités et les heures prestées, tandis que le logiciel de paie calcule et traite les rémunérations. Une intégration ou un export entre les deux systèmes permet d’éviter de saisir plusieurs fois les mêmes données.
Un seul système de planification peut-il gérer plusieurs sites et différents types de collaborateurs ?
Oui, à condition que le logiciel prenne en charge la planification par site, différents types de collaborateurs, les droits d’accès et la détection des conflits. Lors de la démonstration, demandez au fournisseur de vous montrer comment cela fonctionnerait avec la structure réelle de votre équipe.
Combien de temps faut-il pour mettre en place un logiciel de planification ?
Cela dépend de la taille de votre équipe, de la qualité de vos données existantes, des intégrations nécessaires et de la complexité de votre fonctionnement.
Demandez qui s’occupe de la configuration et de la migration des données, quel accompagnement est inclus lors de l’intégration et à partir de quand votre équipe pourra réellement commencer à utiliser le logiciel.
