1. Le logiciel permet-il de voir l’impact du planning sur les coûts de main-d’œuvre ?
Les coûts de main-d’œuvre peuvent augmenter lorsque les effectifs planifiés, les disponibilités et les heures réellement travaillées ne correspondent pas au planning initial. Un bon logiciel de planification permet de rendre ces écarts plus visibles.
Imaginez une soirée calme pour laquelle vous avez planifié plus de collaborateurs que nécessaire.
Ou l’inverse : l’activité est plus importante que prévu, l’équipe est trop réduite et plusieurs personnes doivent rester plus longtemps.
Pris séparément, ces écarts peuvent sembler peu importants. Mais lorsqu’ils se répètent sur plusieurs shifts, équipes ou sites, la différence entre le planning et la réalité peut devenir significative.
L’enjeu n’est donc pas seulement de créer un planning.
Il faut aussi pouvoir construire un planning réaliste et comprendre ce qui se passe une fois qu’il est mis en pratique.
Lorsque vous comparez des logiciels de planification du personnel, vérifiez donc s’ils vous donnent suffisamment de visibilité sur l’impact de vos choix de personnel sur les heures et les coûts prévus.
2. Peut-il calculer les coûts de main-d’œuvre ou les marges brutes par shift ou par projet ?
Certains logiciels de planification permettent de relier les heures planifiées aux données de salaire et de coût. Vous pouvez ainsi obtenir une estimation des coûts de personnel ou des marges brutes avant même le début du travail.
C’est important, car il est beaucoup plus facile d’ajuster un planning avant sa publication qu’une fois les heures déjà prestées.
Imaginons que vous prépariez le planning du samedi soir.
Huit personnes sont prévues, alors que le niveau d’activité attendu pourrait n’en nécessiter que sept.
Si les coûts de personnel ou la marge brute sont visibles pendant la planification, vous pouvez revoir la composition de l’équipe avant de publier le planning.
Au lieu de vous demander après coup :
« Combien ce shift nous a-t-il réellement coûté ? »
vous pouvez vous demander à l’avance :
« Cette composition d’équipe est-elle cohérente avec l’activité prévue ? »
Pour les entreprises qui travaillent avec plusieurs projets, équipes ou structures de coûts, cette visibilité peut être particulièrement utile.
3. Peut-il comparer les heures planifiées aux heures réellement travaillées ?
Les heures planifiées correspondent aux heures prévues dans le planning. Les heures travaillées correspondent au temps réellement presté et enregistré. Comparer les deux permet de repérer plus facilement les heures supplémentaires, les débuts anticipés, les fins tardives et les écarts récurrents.
Un collaborateur peut par exemple être planifié de 17 h à 23 h.
En pratique, il commence à 16 h 45 pour préparer le service et termine à 23 h 35 parce que la fermeture prend plus de temps que prévu.
Une seule fois, la différence paraît minime.
Mais sur 30 collaborateurs, plusieurs shifts par semaine et différents sites, ces minutes supplémentaires deviennent rapidement des heures.
C’est pourquoi il est utile de relier la planification du personnel et l’enregistrement du temps de travail.
Au lieu d’avoir le planning dans un système et les heures travaillées dans un autre, les responsables peuvent comparer directement ce qui était prévu avec ce qui s’est réellement passé.
Les tendances récurrentes deviennent alors plus faciles à identifier et les futurs plannings peuvent être ajustés en conséquence.
4. Les collaborateurs peuvent-ils communiquer leurs disponibilités avant la création du planning ?
Recueillir les disponibilités avant de planifier les shifts permet de créer des plannings plus réalistes et de limiter les changements de dernière minute.
À première vue, les disponibilités ne semblent pas directement liées aux coûts de personnel. Pourtant, les deux sont étroitement liés.
Si les disponibilités sont réparties entre des messages WhatsApp, des feuilles Excel et des conversations individuelles, vous pouvez passer beaucoup de temps à construire un planning qui devra presque immédiatement être modifié.
Une personne n’est finalement pas disponible.
Une autre veut échanger son shift.
Il faut trouver un remplaçant.
Un autre collaborateur reprend des heures supplémentaires.
Résultat : davantage de travail administratif, mais aussi potentiellement plus d’heures supplémentaires, de changements inutiles et moins de contrôle sur les effectifs.
Lorsque les collaborateurs communiquent leurs disponibilités avant que les shifts soient planifiés, vous pouvez construire dès le départ un planning plus réaliste.
C’est particulièrement utile pour les équipes flexibles, les collaborateurs à temps partiel et les personnes dont les disponibilités changent d’une semaine à l’autre.
5. Le logiciel aide-t-il à repérer les heures supplémentaires récurrentes ?
Un logiciel de planification peut aider à identifier les heures supplémentaires récurrentes en rendant plus visibles les heures prévues, les heures réellement travaillées et les dépassements réguliers.
Toutes les heures supplémentaires ne sont pas forcément un problème.
Une soirée peut simplement être plus chargée que prévu. La demande peut aussi évoluer de manière inattendue.
La question importante est plutôt :
Pourquoi ces heures supplémentaires se répètent-elles ?
Peut-être que les shifts de fermeture durent systématiquement plus longtemps que prévu.
Peut-être que les mêmes collaborateurs reprennent régulièrement des shifts supplémentaires.
Peut-être qu’un site a constamment besoin de plus de personnel que ce qui est prévu au planning.
Ou peut-être que le planning repose simplement sur des hypothèses qui ne correspondent pas à la réalité.
Lorsque ces tendances deviennent visibles, vous pouvez ajuster les prochains plannings au lieu de constater le même problème à la fin de chaque semaine ou période de paie.
6. Le logiciel aide-t-il à trouver le bon équilibre entre effectifs et marges ?
Une meilleure planification aide à équilibrer les coûts de personnel avec le nombre de personnes réellement nécessaires pour effectuer le travail tout en maintenant la qualité du service. L’objectif n’est pas de planifier le moins de collaborateurs possible, mais de prévoir le bon nombre de personnes pendant la durée nécessaire.
Le sous-effectif peut lui aussi coûter cher.
Dans l’horeca, une équipe trop réduite peut entraîner un service plus lent, davantage de pression sur les collaborateurs et une moins bonne expérience pour les clients.
Dans l’événementiel, la logistique et d’autres activités de services, un manque de personnel peut provoquer des retards, des tâches non réalisées ou une pression inutile sur l’équipe.
Maîtriser les coûts de main-d’œuvre ne signifie donc pas :
« Comment planifier le moins de personnes possible ? »
Une meilleure question serait :
« De combien de personnes avons-nous réellement besoin pour ce shift ? »
Pour y répondre, il faut notamment prendre en compte :
- la quantité de travail attendue ;
- le nombre de collaborateurs nécessaires ;
- les disponibilités de l’équipe ;
- les heures planifiées ;
- les habitudes de travail réelles ;
- le budget disponible ou la marge attendue.
Le bon logiciel de planification doit vous donner suffisamment de visibilité pour prendre ces décisions sur la base de données plutôt que de simples estimations.
7. Relie-t-il la planification, l’enregistrement du temps, les rapports et la préparation de la paie ?
Si vous souhaitez mieux suivre vos coûts de personnel, ne vous limitez pas à un simple calendrier numérique. Les solutions les plus utiles relient le planning aux informations nécessaires avant et après le shift.
Voici quelques fonctionnalités à rechercher :
- Heures planifiées et visibilité sur les coûts : consultez les effectifs et les heures prévues pendant la création du planning.
- Enregistrement du temps de travail : enregistrez les heures réellement prestées et comparez-les aux heures planifiées.
- Disponibilités des collaborateurs : collectez les disponibilités avant d’attribuer les shifts.
- Visibilité sur les heures supplémentaires : identifiez les collaborateurs, shifts ou sites qui dépassent régulièrement les heures prévues.
- Adaptation flexible du planning : modifiez rapidement le planning lorsque l’activité ou les disponibilités changent.
- Rapports et suivi des budgets : identifiez des tendances par équipe, shift, projet ou site.
- Intégrations et exports pour la paie et l’administration : transmettez les données pertinentes vers les systèmes connectés ou exportez-les pour la suite du traitement, afin de réduire les doubles saisies manuelles.
La combinaison de fonctionnalités dont vous avez besoin dépend de votre organisation.
Un restaurant de 20 collaborateurs n’a pas les mêmes besoins qu’une entreprise événementielle qui planifie plusieurs centaines de collaborateurs flexibles sur différents projets.
La question la plus importante n’est donc pas :
« Quel logiciel possède le plus de fonctionnalités ? »
Mais plutôt :
« Quel logiciel nous donne les informations nécessaires pour prendre de meilleures décisions en matière de personnel ? »
De « Qui travaille quand ? » à « Ce planning est-il vraiment cohérent ? »
Un planning du personnel doit bien sûr répondre à une question évidente :
Qui travaille quand ?
Mais une bonne planification va plus loin.
Les responsables doivent également pouvoir répondre à des questions comme :
- Avons-nous suffisamment de personnes pour ce shift ?
- Les collaborateurs que nous voulons planifier sont-ils réellement disponibles ?
- Combien d’heures avons-nous prévues ?
- Comment les heures planifiées se comparent-elles aux heures réellement travaillées ?
- Où les heures supplémentaires apparaissent-elles régulièrement ?
- Nos effectifs correspondent-ils toujours au budget prévu ?
Lorsque toutes ces informations sont réparties entre des feuilles Excel, des messages et différents systèmes, il devient difficile d’avoir une vue d’ensemble.
Réunir la planification, les disponibilités, l’enregistrement du temps et les rapports permet de mieux comprendre à la fois le planning et les chiffres qui se cachent derrière.
Comment CrewPlanner peut vous aider
CrewPlanner rassemble la planification du personnel, les disponibilités des collaborateurs, l’enregistrement du temps de travail et la visibilité sur les coûts dans un seul système.
Les collaborateurs peuvent consulter leur planning et communiquer leurs disponibilités, tandis que les responsables peuvent planifier les shifts et suivre les heures travaillées.
CrewPlanner propose également un aperçu des marges brutes basé sur les heures planifiées et les fonctions de shift auxquelles sont associés les salaires et les coûts, par projet ou selon les paramètres sélectionnés. Vous obtenez ainsi davantage de visibilité sur l’aspect financier de votre planning avant même le début du travail.
L’enregistrement du temps permet aux responsables de contrôler et finaliser les heures travaillées. Les rapports et tableaux de bord permettent ensuite de mieux identifier les tendances dans les données.
Les informations pertinentes peuvent enfin être exportées ou reliées à des systèmes de paie, de comptabilité et à d’autres processus administratifs.
Résultat : moins de temps passé à rassembler des informations dispersées et davantage de visibilité sur la manière dont votre planning fonctionne réellement.
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