Erreurs Dimona pour les flexi-jobbers et les étudiants en 2026 : 7 vérifications pour les employeurs

Vous travaillez en Belgique avec des flexi-travailleurs ou des étudiants ? Dans ce cas, le planning doit être correct, mais aussi l’administration Dimona qui l’accompagne. Le statut du travailleur détermine le type de déclaration à effectuer, les données à transmettre et les démarches à suivre lorsque le planning change.

Dans ce guide, nous nous concentrons sur les erreurs qui concernent spécifiquement les flexi-travailleurs et les étudiants : quelles erreurs Dimona faut-il éviter et quels contrôles effectuer ?

En bref : pour un flexi-travailleur, vous introduisez une Dimona FLX avant le début des prestations ; une déclaration correcte et effectuée à temps doit recevoir la réponse « OK ». Pour un étudiant soumis à la cotisation de solidarité, vous introduisez une Dimona STU sur la base d’un contrat d’occupation d’étudiant signé, avec les heures planifiées par trimestre.

1. Faire commencer un flexi-travailleur sans vérifier la réponse FLX

Une personne a déjà travaillé comme flexi-travailleur par le passé. Cela ne signifie pas automatiquement qu’elle peut à nouveau travailler sous ce statut sans nouvelle vérification.

Un flexi-travailleur est déclaré avec le type FLX. Lors de cette déclaration, l’ONSS consulte notamment les données de carrière du trimestre de référence T-3. Une Dimona FLX correcte, introduite avant le début des prestations et ayant obtenu la réponse « OK », est une condition pour pouvoir déclarer le travailleur comme flexi-travailleur dans la DmfA.

Pour les travailleurs non pensionnés, l’une des conditions est d’avoir travaillé au moins à 4/5 d’un temps plein auprès d’un ou plusieurs autres employeurs au cours du trimestre T-3.

Pour les pensionnés légaux, cette condition d’occupation en T-3 ne s’applique pas. Dans le cadre du contrôle Dimona, l’ONSS vérifie d’abord si la personne est reprise dans le cadastre des pensions en T-2. Si ce n’est pas le cas, la condition d’au moins 80 % de prestations en T-3 est vérifiée.

Une réponse « OK » ne signifie toutefois pas que toutes les autres conditions applicables pendant le trimestre de l’occupation sont automatiquement remplies. Cette vérification reste de la responsabilité de l’employeur.

Le secteur joue également un rôle. Depuis le 1er juillet 2026, les flexi-jobs sont accessibles dans l’ensemble des secteurs privé et public, sauf certaines exclusions et les secteurs qui ont recours à un opt-out. En 2026, la liste des secteurs exclus peut encore évoluer chaque trimestre.

L’erreur : supposer qu’une personne peut automatiquement retravailler comme flexi-travailleur parce qu’elle l’a déjà fait auparavant.

La vérification : contrôlez avant l’occupation si le statut flexi-job peut être appliqué et vérifiez la réponse de la Dimona FLX.

2. Introduire une Dimona STU sans contrat d’occupation d’étudiant signé

Si vous souhaitez appliquer la cotisation de solidarité pour un étudiant, la Dimona STU doit être établie sur la base d’un contrat d’occupation d’étudiant signé. La Dimona STU ne peut pas être effectuée si aucun contrat n’a été conclu.

Le contrat d’occupation d’étudiant doit être établi par écrit et signé au plus tard au moment de l’entrée en service.

L’erreur : laisser l’étudiant commencer à travailler et régler le contrat administrativement par la suite.

La vérification : assurez-vous que le contrat d’occupation d’étudiant est signé avant de traiter la Dimona STU.

3. Introduire la Dimona après le début du travail

Lors d’un remplacement de dernière minute, le planning est souvent adapté en priorité. La Dimona ne peut cependant pas être reportée à plus tard.

Pour un flexi-travailleur, la Dimona FLX doit être introduite avant le début des prestations. Pour les étudiants soumis à la cotisation de solidarité, les heures doivent également être déclarées au préalable via une Dimona STU — et non après coup sur la base des heures réellement prestées.

⚠️ Pourquoi une déclaration à temps est-elle importante ?
Sans Dimona STU préalable, l’occupation ne peut pas être déclarée en DmfA avec application de la cotisation de solidarité. Si la Dimona STU est introduite tardivement, la cotisation de solidarité ne peut pas être appliquée à toutes les heures reprises dans cette déclaration.

L’erreur : laisser quelqu’un commencer à travailler en pensant que la Dimona pourra simplement être régularisée plus tard.

La vérification : faites de la Dimona une étape fixe avant le début des prestations.

Dans CrewPlanner : pour les types de contrats pris en charge, vous pouvez définir si les Dimona sont traitées automatiquement et combien d’heures avant le début d’une prestation. Elles peuvent également être traitées manuellement.

4. Réserver trop ou trop peu d’heures pour un étudiant

Dans la Dimona STU, vous indiquez pour chaque trimestre le nombre d’heures planifiées prévues dans le contrat d’occupation d’étudiant.

En 2026, le quota étudiant est de 650 heures par année civile pour lesquelles la cotisation de solidarité peut être appliquée lorsque les conditions sont remplies. Au-delà de ce quota, les cotisations sociales ordinaires s’appliquent.

En tant qu’employeur, vous ne savez pas automatiquement combien d’heures l’étudiant a déjà prestées ou réservées auprès d’autres employeurs. Via Student at work, vous pouvez vérifier combien d’heures restent disponibles. Le solde tient compte des heures déjà prestées et de celles déjà réservées dans Dimona.

Si vous réservez trop d’heures, cela peut empêcher l’étudiant et un autre employeur de bénéficier de la cotisation de solidarité pour ces heures. Si vous en réservez trop peu et souhaitez en ajouter plus tard, un autre employeur peut entre-temps avoir réservé une partie du quota restant.

Le nombre d’heures planifiées peut être adapté. L’ONSS recommande d’indiquer dès le départ le nombre d’heures le plus précis possible et de réserver les corrections aux changements imprévus.

L’erreur : déclarer des heures supplémentaires « par sécurité ».

La vérification : contrôlez les heures encore disponibles via Student at work, planifiez de manière réaliste et adaptez les heures lorsque la situation change.

5. Annuler une prestation mais laisser la Dimona active

En cas d’annulation, de no-show ou de remplacement, modifier uniquement le planning ne suffit pas toujours.

Pour les étudiants, par exemple, une Dimona relative à un trimestre durant lequel aucune prestation n’a finalement eu lieu doit être annulée. Il n’est pas possible de simplement modifier la Dimona STU pour indiquer zéro heure.

L’erreur : retirer le collaborateur du planning et considérer que tout est réglé.

La vérification : lors d’une annulation, vérifiez également si la Dimona existante doit être modifiée ou annulée.

Dans CrewPlanner : lorsqu’un collaborateur est retiré d’une prestation avant son début, la Dimona correspondante peut être annulée. Si un collaborateur qui ne s’est pas présenté est enregistré comme No show via l’enregistrement du temps, une annulation Dimona peut être traitée sur cette base. Le fonctionnement précis dépend de la configuration et du type de contrat.

6. Traiter de la même manière un contrat flexi-job oral et écrit

La manière dont vous déclarez un flexi-travailleur en Dimona dépend notamment du type de contrat de travail flexi-job.

Avant la première occupation, une convention-cadre — également appelée contrat-cadre dans la terminologie du SPF Emploi et de la Sécurité sociale — doit être conclue par écrit. Pour chaque occupation concrète, un contrat de travail flexi-job est ensuite conclu. Celui-ci peut être écrit ou oral.

Pour les travailleurs intérimaires, ce document-cadre séparé n’est pas requis : les mentions obligatoires sont reprises dans le contrat de travail intérimaire.

Cette différence entre contrat de travail oral et écrit a des conséquences pour la Dimona.

Contrat de travail flexi-job oral

Avec un contrat oral, vous effectuez une Dimona journalière et indiquez l’heure de début et l’heure de fin des prestations.

Si le travailleur commence plus tôt ou plus tard que l’heure initialement déclarée, l’heure de début doit être adaptée au plus tard au moment où les prestations commencent. Des délais spécifiques s’appliquent également aux modifications de l’heure de fin.

Contrat de travail flexi-job écrit

Avec un contrat écrit, la Dimona peut couvrir une période. Celle-ci ne peut pas dépasser un trimestre.

Dans ce cas, un enregistrement de présence est également nécessaire afin que l’ONSS puisse déterminer quand le flexi-travailleur travaille effectivement.

L’erreur : utiliser la même procédure Dimona pour tous les flexi-travailleurs.

La vérification : déterminez, en fonction du contrat de travail flexi-job, quelle Dimona et quel enregistrement de présence sont nécessaires.

7. Penser que « envoyé » signifie « en ordre »

Après l’envoi, vérifiez également la réponse de l’ONSS.

Pour une Dimona FLX, une déclaration correcte, introduite à temps et ayant obtenu la réponse « OK » est nécessaire pour pouvoir déclarer le travailleur comme flexi-travailleur dans la DmfA.

L’erreur : vérifier uniquement si la Dimona a été envoyée.

La vérification : suivez également la réponse et intervenez lorsqu’une déclaration nécessite une action.

Dans CrewPlanner : vous pouvez suivre le statut d’une Dimona, de Ready to send et Processing jusqu’à Accepted, Warning, Refused ou Late. Le filtre Requires attention permet d’identifier les déclarations qui nécessitent encore une intervention. Une Dimona refusée n’est pas automatiquement corrigée par CrewPlanner : le planificateur choisit l’action à entreprendre.

Pour les flexi-travailleurs, une autre obligation administrative s’ajoute : la transmission de flexi-données. À chaque calcul salarial doit correspondre une transmission de flexi-données à l’ONSS. Elle peut être effectuée via Flexi at work ou par batch et ne remplace ni la déclaration Dimona ni la déclaration trimestrielle DmfA.

Que faire si les heures réellement prestées diffèrent du planning ?

Un collaborateur commence plus tard que prévu, une prestation se termine plus tard ou quelqu’un pointe plus tôt.

Pour les types d’occupation pour lesquels les heures de début et de fin sont pertinentes pour Dimona, un tel écart peut nécessiter une mise à jour. Pour un contrat de travail flexi-job oral, par exemple, des règles et délais spécifiques s’appliquent aux modifications de ces heures.

CrewPlanner compare les heures de début et de fin enregistrées aux heures planifiées. Lorsqu’un écart est constaté, une mise à jour Dimona peut être générée. Si le traitement automatique des mises à jour est activé, celle-ci peut notamment être envoyée lors du pointage de sortie, lors de l’enregistrement d’un temps de travail modifié ou lors de la finalisation de l’enregistrement du temps.

Même en cas de traitement automatique, les corrections doivent respecter les délais légaux.

Checklist rapide pour les étudiants et les flexi-travailleurs

Pour un étudiant

• Le contrat d’occupation d’étudiant est-il signé ?
• STU est-il le bon type de travailleur pour cette occupation ?
• Les heures planifiées par trimestre sont-elles correctes ?
• Avez-vous contrôlé le quota encore disponible via Student at work ?
• La Dimona STU a-t-elle été introduite à temps ?
• Le planning change ? Vérifiez si les heures planifiées doivent également être adaptées.
• L’étudiant ne travaille finalement pas pendant le trimestre déclaré ? Annulez la Dimona.

Pour un flexi-travailleur

• Le travailleur remplit-il les conditions pour exercer un flexi-job ?
• La convention-cadre est-elle en ordre, lorsqu’elle est requise ?
• Le contrat de travail flexi-job est-il oral ou écrit ?
• La Dimona FLX a-t-elle été introduite à temps ?
• La déclaration a-t-elle reçu la réponse appropriée ?
• En cas de Dimona couvrant une période, l’enregistrement de présence requis est-il prévu ?
• Les modifications des heures de début ou de fin ont-elles été traitées dans les délais lorsque cela est nécessaire ?

Questions fréquentes sur Dimona pour les étudiants et les flexi-travailleurs

Quelle Dimona utiliser pour un flexi-travailleur ?

Pour un flexi-travailleur, vous utilisez le type de travailleur FLX. Une Dimona FLX correcte, introduite à temps et ayant obtenu une réponse « OK » est une condition pour pouvoir déclarer le travailleur comme flexi-travailleur dans la DmfA.

Quelle Dimona utiliser pour un étudiant ?

Si vous souhaitez appliquer la cotisation de solidarité à un étudiant, vous utilisez le type de travailleur STU. La Dimona doit être établie sur la base d’un contrat d’occupation d’étudiant signé et reprend, pour chaque trimestre d’occupation, le nombre d’heures planifiées.

De combien d’heures dispose un étudiant en 2026 ?

Le quota étudiant est de 650 heures par année civile. Pour ces heures, les cotisations de solidarité peuvent être appliquées lorsque les conditions sont remplies. Au-delà de ce quota, les cotisations sociales ordinaires s’appliquent.

Que faire si l’étudiant travaille moins d’heures que prévu ?

Vous pouvez adapter le nombre d’heures planifiées dans la Dimona STU. L’ONSS recommande de corriger les heures réservées lorsque la situation change afin que le quota disponible reste aussi précis que possible.

Que faire si l’étudiant ne travaille finalement pas du tout ?

Si l’étudiant ne fournit aucune prestation pendant un trimestre pour lequel une Dimona STU a été introduite, cette Dimona doit être annulée. Il n’est pas possible d’y renseigner zéro heure.

Une Dimona envoyée est-elle automatiquement correcte ?

Non. Pour une Dimona FLX, il faut notamment vérifier qu’une déclaration correcte et introduite à temps a obtenu la réponse « OK ». L’employeur reste responsable de la vérification des autres conditions applicables.

Moins d’étapes séparées entre le planning et Dimona

Chez les flexi-travailleurs et les étudiants, les prestations peuvent changer à la dernière minute. Lorsque le planning, l’enregistrement du temps et Dimona sont suivis séparément, une modification ou une correction peut plus facilement passer inaperçue.

Dans CrewPlanner, les Dimona peuvent être traitées pour les types de contrats et configurations pris en charge. Vous pouvez également suivre leur statut et détecter les écarts entre les heures planifiées et les heures enregistrées afin d’identifier les mises à jour qui nécessitent une action.

CrewPlanner ne remplace pas le contrôle de l’employeur. Il permet toutefois de voir plus rapidement quelles Dimona doivent encore être traitées et où une intervention est nécessaire.

Vous souhaitez voir comment CrewPlanner réunit planning, enregistrement du temps et Dimona ? Réservez une démo gratuite et découvrez le fonctionnement avec vos propres types de collaborateurs.

Cet article est basé sur les instructions administratives ONSS 2026/2 ainsi que sur les informations de la Sécurité sociale et du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale disponibles en août 2026. Les règles et exclusions sectorielles peuvent évoluer. Pour une situation spécifique, consultez toujours les informations officielles les plus récentes ou votre secrétariat social.