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L’été, c’est à la fois une aubaine et un défi pour de nombreuses entreprises. Les restaurants tournent en double service, les festivals embauchent des centaines de travailleurs temporaires, et les enseignes du retail font tout pour accueillir un maximum de clients et de touristes.
Résultat : votre planning de personnel devient souvent un véritable casse-tête. Pourtant, au cœur de ce chaos se cachent des enseignements précieux. Car derrière chaque absence de dernière minute, chaque service doublé ou chaque coup de stress en cuisine, il y a une opportunité d’apprendre. Et ces leçons vous aident à mieux anticiper vos futurs pics estivaux et à structurer votre organisation sur toute l’année.
Dans ce blog, on partage avec vous 4 enseignements concrets à tirer de votre été chargé.
1. Préparer tôt, c’est la clé
Quand il s’agit de se préparer pour l’été, le timing est crucial. Ce qu’on observe souvent ? Les préparatifs commencent alors que la saison bat déjà son plein. Le recrutement des étudiants démarre en mai, la planification prend forme en juin, et en juillet vous vous retrouvez à improviser jour après jour. Pas idéal.
Pour garder vraiment la main sur votre pic estival, il faut anticiper — et s’appuyer sur ce que vous avez vécu cette année. Prenez du recul et posez-vous les bonnes questions :
- Combien de personnes vous fallait-il vraiment les jours de forte affluence ?
- Quels moments ont coincé par manque de renfort ou de flexibilité ?
- Combien d’étudiants se sont désistés ou ne se sont pas présentés ?
Ces éléments vous donnent la base pour mieux planifier l’an prochain. Par exemple : activer votre vivier d'étudiants dès février, commencer les premiers plannings en mars, et avoir une équipe de réserve prête en avril. De quoi garder le contrôle, une vue d’ensemble… et votre sérénité.
👉 Avec CrewPlanner, vous avez une vue claire de votre historique de planning, des performances, des absences et du taux d’occupation.
2. Une communication claire évite les urgences
L’été, les imprévus s’enchaînent : des shifts changent, des collègues tombent malades, des clients déplacent leur réservation. Et rien n’est plus frustrant qu’une équipe mal informée. C’est pourquoi la communication doit être une partie intégrante de votre planning — pas une solution de secours.
Et non, on ne parle pas d’un groupe WhatsApp en plus ou d’un nouveau tableau Google. Surtout si vous gérez des dizaines (ou centaines) d’extras avec des disponibilités et horaires différents.
Ce qui fonctionne vraiment :
- Des notifications automatiques à chaque changement
- Un canal centralisé pour toutes les infos
- Une visibilité claire pour chaque membre de l’équipe sur son planning et ses prestations
👉 Dans CrewPlanner, les collaborateurs peuvent indiquer leurs disponibilités, consulter leur planning, recevoir des notifications en temps réel et répondre aux changements directement via l’app.
3. La flexibilité, ça s’organise
Entre la météo, les pics d’affluence inattendus et les absences soudaines, l’été peut vite devenir chaotique. Et là, hors de question de compter sur Excel ou votre mémoire. Intégrez la flexibilité comme un élément structurant de votre planning :
- Créez une réserve de collaborateurs disponibles
- Activez votre équipe pour qu’elle réponde elle-même aux shifts ouverts
- Préparez des rôles “stand-by” pour les journées critiques
👉 Avec CrewPlanner, vous voyez en temps réel qui est dispo, où se situent les trous dans le planning, et vous réattribuez les shifts en quelques clics.
4. Donnez de l’autonomie à vos équipes
Une phrase qu’on entend souvent chez les planificateurs : “Je suis noyé sous les questions des étudiants.”
Je travaille quand ? Où est mon contrat ? Mon salaire est correct ? Je peux encore prendre un shift la semaine prochaine ?
Donnez à vos collaborateurs les bons outils pour qu’ils gèrent ça eux-mêmes : transmettre leurs dispos, répondre aux shifts, ajuster leur rythme de travail.
Les jeunes flexi-travailleurs attendent aujourd’hui une solution intuitive et digitale pour gérer leur planning. Un espace où voir en un coup d’œil les shifts ouverts, leurs horaires confirmés et les documents liés. Plus vous leur donnez d’autonomie, moins vous aurez à éteindre des incendies.
👉 CrewPlanner propose une app intuitive où les collaborateurs peuvent téléverser leurs documents, signer leurs contrats, vérifier leurs heures prestées et indiquer leurs préférences de shift.
Pic estival terminé ? Il est temps d’optimiser.
CrewPlanner vous aide à structurer toute votre planification RH, même pendant vos périodes les plus chargées.
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