7 Fragen bei der Wahl einer Personalplanungssoftware für mehr Kontrolle über Personalkosten

Personalkosten geraten selten wegen eines einzigen großen Planungsfehlers aus dem Gleichgewicht.

Meist sind es kleine Abweichungen, die sich summieren: Eine Schicht dauert 30 Minuten länger als geplant, in einer ruhigen Phase ist eine Person zu viel eingeplant, Überstunden treten regelmäßig auf oder eine kurzfristige Vertretung verändert die ursprüngliche Besetzung.

Hier kann Personalplanungssoftware helfen.

Personalplanungssoftware verbindet geplante Schichten, Verfügbarkeiten, tatsächlich geleistete Arbeitszeiten und wichtige Personaldaten. Sie senkt Personalkosten nicht automatisch, schafft aber mehr Transparenz, damit Sie vor, während und nach einer Schicht fundiertere Personalentscheidungen treffen können.

Wenn Sie Ihre Personalkosten besser im Blick behalten möchten, sollten Sie bei der Auswahl einer Lösung auf diese sieben Punkte achten.

1. Zeigt die Software, wie sich Ihre Personalplanung auf die Personalkosten auswirkt?

Personalkosten können steigen, wenn geplante Besetzung, Verfügbarkeiten und tatsächlich geleistete Arbeitszeiten nicht mit dem ursprünglichen Dienstplan übereinstimmen. Gute Personalplanungssoftware macht solche Abweichungen schneller sichtbar.

Stellen Sie sich vor, Sie planen für einen ruhigen Abend mehr Mitarbeitende ein, als tatsächlich benötigt werden.

Oder umgekehrt: Es wird deutlich voller als erwartet, das Team ist zu klein und mehrere Mitarbeitende müssen länger bleiben.

Ein einzelner solcher Fall muss noch kein großes Problem sein. Wiederholt sich dasselbe jedoch über mehrere Schichten, Teams oder Standorte hinweg, kann sich der Unterschied zwischen Planung und Realität deutlich bemerkbar machen.

Die Herausforderung besteht deshalb nicht nur darin, einen Dienstplan zu erstellen.

Entscheidend ist, realistisch zu planen und anschließend zu erkennen, was passiert, sobald der Plan in der Praxis umgesetzt wird.

Prüfen Sie bei der Auswahl einer Personalplanungssoftware daher, ob Sie ausreichend Einblick darin erhalten, wie sich Ihre Planungsentscheidungen auf geplante Stunden und Personalkosten auswirken.

2. Kann die Software Personalkosten oder Bruttomargen pro Schicht oder Projekt berechnen?

Einige Personalplanungssysteme können geplante Arbeitsstunden mit Lohn- und Kostendaten verknüpfen. Dadurch lassen sich Personalkosten oder Bruttomargen bereits vor Beginn einer Schicht oder eines Projekts einschätzen.

Das ist wichtig, denn vor der Veröffentlichung eines Dienstplans lässt sich deutlich leichter reagieren als nachdem die Arbeitsstunden bereits geleistet wurden.

Angenommen, Sie planen den Samstagabend.

Acht Mitarbeitende sind vorgesehen, obwohl das erwartete Arbeitsaufkommen möglicherweise nur sieben Personen erfordert.

Wenn Sie bereits während der Planung Kosten oder Margen sehen können, lässt sich die Besetzung noch vor der Veröffentlichung prüfen.

Statt hinterher zu fragen:

„Was hat uns diese Schicht tatsächlich gekostet?“

können Sie vorher fragen:

„Passt diese Besetzung zu dem, was wir erwarten?“

Gerade bei Unternehmen mit verschiedenen Projekten, Teams oder Kostenstrukturen kann dieser Einblick besonders wertvoll sein.

3. Kann die Software geplante und tatsächlich geleistete Arbeitsstunden vergleichen?

Geplante Arbeitsstunden sind die Stunden, für die Mitarbeitende im Dienstplan eingeteilt sind. Tatsächliche Arbeitsstunden sind die Zeiten, die wirklich gearbeitet und erfasst wurden. Der Vergleich macht Überstunden, frühere Arbeitsbeginne, spätere Feierabende und wiederkehrende Abweichungen sichtbar.

Ein Mitarbeiter ist zum Beispiel von 17:00 bis 23:00 Uhr eingeplant.

In der Praxis beginnt er bereits um 16:45 Uhr mit den Vorbereitungen und beendet seine Arbeit erst um 23:35 Uhr, weil der Abschluss länger dauert als erwartet.

Einmalig wirkt diese Abweichung gering.

Bei 30 Mitarbeitenden, mehreren Schichten pro Woche und verschiedenen Standorten werden aus diesen zusätzlichen Minuten jedoch schnell viele Arbeitsstunden.

Deshalb ist es sinnvoll, Personalplanung und Zeiterfassung miteinander zu verbinden.

Statt den Dienstplan in einem System und die tatsächlich geleisteten Stunden an anderer Stelle zu verwalten, können Sie direkt vergleichen, was geplant war und was wirklich passiert ist.

Wiederkehrende Muster werden dadurch schneller sichtbar und zukünftige Dienstpläne lassen sich besser an die Realität anpassen.

4. Können Mitarbeitende ihre Verfügbarkeit angeben, bevor der Dienstplan erstellt wird?

Wenn Verfügbarkeiten bereits vor der Planung bekannt sind, können Sie realistischere Dienstpläne erstellen und vermeidbare kurzfristige Änderungen reduzieren.

Auf den ersten Blick scheint die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden wenig mit Personalkosten zu tun zu haben. In der Praxis hängen beide jedoch eng zusammen.

Wenn Verfügbarkeiten über WhatsApp-Nachrichten, Tabellen und einzelne Gespräche verteilt sind, investieren Sie möglicherweise viel Zeit in einen Dienstplan, der kurz darauf wieder geändert werden muss.

Jemand kann doch nicht arbeiten.

Eine andere Person möchte ihre Schicht tauschen.

Eine Vertretung muss gefunden werden.

Ein anderes Teammitglied übernimmt zusätzliche Stunden.

Das bedeutet nicht nur mehr Planungsaufwand. Es kann auch zu Überstunden, unnötigen Änderungen und weniger Kontrolle über die Besetzung führen.

Wenn Mitarbeitende ihre Verfügbarkeit mitteilen, bevor die Schichten verteilt werden, können Sie von Anfang an einen realistischeren Dienstplan erstellen.

Das ist besonders hilfreich für feste und flexible Teams, Teilzeitkräfte und Mitarbeitende, deren Verfügbarkeit sich von Woche zu Woche verändert.

5. Hilft die Software dabei, wiederkehrende Überstunden zu erkennen?

Personalplanungssoftware kann dabei helfen, wiederkehrende Überstunden sichtbar zu machen, indem geplante Stunden, tatsächlich geleistete Arbeitszeiten und regelmäßige Überschreitungen miteinander verglichen werden.

Nicht jede zusätzliche Arbeitsstunde ist automatisch ein Problem.

Manchmal ist ein Abend einfach voller als erwartet. Manchmal verändert sich die Nachfrage kurzfristig.

Entscheidend ist vielmehr die Frage:

Warum entstehen diese Überstunden immer wieder?

Vielleicht dauern Abschlussschichten regelmäßig länger als vorgesehen.

Vielleicht übernehmen immer dieselben Mitarbeitenden zusätzliche Schichten.

Vielleicht benötigt ein bestimmter Standort regelmäßig mehr Personal als ursprünglich geplant.

Oder der Dienstplan basiert auf Annahmen, die in der Praxis schlicht nicht funktionieren.

Wenn solche Muster sichtbar werden, können Sie zukünftige Dienstpläne anpassen, statt am Ende jeder Woche oder Abrechnungsperiode erneut auf dasselbe Problem zu stoßen.

6. Hilft die Software dabei, Besetzung und Margen in Balance zu halten?

Eine bessere Personalplanung hilft dabei, Personalkosten und die tatsächlich benötigte Teamgröße miteinander in Einklang zu bringen. Das Ziel besteht nicht darin, möglichst wenige Menschen einzuplanen, sondern die richtige Anzahl an Mitarbeitenden für die benötigte Zeit einzusetzen.

Denn auch Unterbesetzung kann teuer werden.

In der Gastronomie kann ein zu kleines Team zu langsamerem Service, höherer Belastung und einer schlechteren Erfahrung für Gäste führen.

Bei Events, in der Logistik oder in anderen Dienstleistungsunternehmen kann Unterbesetzung Verzögerungen, nicht erledigte Aufgaben und zusätzliche Belastung für das Team verursachen.

Personalkosten im Griff zu behalten bedeutet deshalb nicht:

„Wie kann ich möglichst wenig Personal einplanen?“

Die bessere Frage lautet:

„Wie viele Personen benötigen wir für diese Schicht tatsächlich?“

Dabei spielen unter anderem folgende Faktoren eine Rolle:

• das erwartete Arbeitsaufkommen;
• die benötigte Anzahl an Mitarbeitenden;
• die Verfügbarkeit des Teams;
• die geplanten Arbeitsstunden;
• tatsächliche Arbeitsmuster;
• das verfügbare Budget oder die gewünschte Marge.

Die passende Personalplanungssoftware sollte Ihnen genügend Informationen liefern, damit diese Entscheidungen nicht nur auf Erfahrung oder Bauchgefühl beruhen.

7. Verbindet die Software Planung, Zeiterfassung, Auswertungen und Lohnabrechnung?

Wenn Sie mehr Transparenz über Ihre Personalkosten möchten, sollten Sie über einen einfachen digitalen Dienstplan hinausdenken. Besonders hilfreich sind Systeme, die die Planung mit den Informationen verbinden, die vor und nach einer Schicht benötigt werden.

Achten Sie zum Beispiel auf:

• Geplante Stunden und Kosten: Prüfen Sie Besetzung und erwartete Arbeitsstunden bereits bei der Erstellung des Dienstplans.
• Zeiterfassung: Erfassen Sie die tatsächlich geleistete Arbeitszeit und vergleichen Sie sie mit der Planung.
• Verfügbarkeiten: Sammeln Sie Verfügbarkeiten, bevor Mitarbeitende Schichten zugewiesen bekommen.
• Überstundenübersicht: Erkennen Sie Mitarbeitende, Schichten oder Standorte, bei denen die geplante Arbeitszeit regelmäßig überschritten wird.
• Flexible Anpassungen: Ändern Sie den Dienstplan, wenn sich Arbeitsaufkommen oder Verfügbarkeiten verändern.
• Berichte und Budgetübersichten: Erkennen Sie Muster über Teams, Schichten, Projekte oder Standorte hinweg.
• Verknüpfung von Planung und Lohnabrechnung: Übertragen oder exportieren Sie relevante freigegebene Daten für die weitere Verarbeitung und reduzieren Sie doppelte manuelle Eingaben.

Welche Kombination die richtige ist, hängt von Ihrem Unternehmen ab.

Ein Restaurant mit 20 Mitarbeitenden hat andere Anforderungen als ein Eventunternehmen, das mehrere hundert flexible Kräfte über verschiedene Projekte hinweg plant.

Die wichtigste Frage lautet deshalb nicht:

„Welche Software bietet die meisten Funktionen?“

Sondern:

„Welche Software liefert uns die Informationen, die wir für bessere Personalentscheidungen benötigen?“

Von „Wer arbeitet wann?“ zu „Passt diese Planung wirklich?“

Ein Dienstplan muss zunächst eine einfache Frage beantworten:

Wer arbeitet wann?

Gute Personalplanung geht jedoch weiter.

Als Planungsverantwortlicher möchten Sie außerdem wissen:

• Haben wir für diese Schicht genügend Mitarbeitende eingeplant?
• Sind die Personen, die wir einplanen möchten, tatsächlich verfügbar?
• Wie viele Arbeitsstunden planen wir?
• Wie unterscheiden sich geplante und tatsächlich geleistete Stunden?
• Wo entstehen regelmäßig Überstunden?
• Passt die Besetzung weiterhin zu unserem Budget?

Wenn diese Informationen auf Tabellen, Nachrichten und verschiedene Systeme verteilt sind, wird es schwierig, das Gesamtbild zu erkennen.

Wenn Personalplanung, Verfügbarkeiten, Zeiterfassung und Auswertungen zusammengeführt werden, erhalten Sie einen besseren Überblick über den Dienstplan und die Zahlen dahinter.

Wie CrewPlanner hilft

CrewPlanner bringt Personalplanung, Verfügbarkeiten, Zeiterfassung und Kostenübersicht in einem System zusammen.

Mitarbeitende können ihre Dienstpläne einsehen und ihre Verfügbarkeit angeben. Planungsverantwortliche können Schichten erstellen und die geleisteten Arbeitszeiten verfolgen.

CrewPlanner bietet außerdem Bruttomargenberechnungen auf Grundlage geplanter Arbeitsstunden und Schichtfunktionen, mit denen Löhne und Kosten verknüpft sind. Diese können pro Projekt oder anhand ausgewählter Parameter ausgewertet werden. So erhalten Sie bereits vor Beginn der Arbeit mehr Einblick in die finanzielle Seite Ihrer Personalplanung.

Mit der Zeiterfassung können geleistete Stunden geprüft und abgeschlossen werden. Berichte und Dashboards helfen anschließend dabei, Muster in den Daten zu erkennen.

Relevante Daten können anschließend exportiert oder mit Systemen für Lohnabrechnung, Buchhaltung und andere administrative Prozesse verbunden werden.

Das Ergebnis: weniger Zeit für das Zusammensuchen verstreuter Informationen und mehr Transparenz darüber, wie Ihre Personalplanung in der Praxis funktioniert.

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