7 Punkte, die Sie bei der Wahl einer Personalplanungssoftware für das Gastgewerbe prüfen sollten

Jede Planungssoftware kann Namen in einen Dienstplan eintragen. Das ist nicht der schwierige Teil.

Der eigentliche Test beginnt, wenn jemand zwei Stunden vor einer Schicht absagt, sich Verfügbarkeiten ändern, eine Schicht länger dauert als geplant oder freigegebene Arbeitszeiten ohne erneute manuelle Eingabe an die Lohnabrechnung übermittelt werden müssen.

Eine Software kann in einer Demo überzeugend wirken und Ihrem Team im Arbeitsalltag trotzdem zusätzliche Arbeit verursachen. Prüfen Sie deshalb diese sieben Punkte, bevor Sie sich entscheiden.

1. Passt die Software zu der Art, wie Ihr Team arbeitet?

Teams im Gastgewerbe bestehen häufig aus einer Mischung aus festangestellten, teilzeitbeschäftigten, saisonalen und temporären Mitarbeitenden sowie Personal für Veranstaltungen.

Prüfen Sie, ob die Software wiederkehrende Dienstpläne, einzelne Schichten, mehrere Standorte und projektbasierte Planung unterstützt. Sie sollte außerdem Doppelbuchungen erkennen und verhindern, dass Mitarbeitende eingeplant werden, obwohl sie nicht verfügbar sind.

2. Können Mitarbeitende ihre Verfügbarkeit selbst angeben?

Wenn Sie weiterhin einzelne Personen anschreiben müssen, um herauszufinden, wer arbeiten kann, nimmt Ihnen die Software nicht genug Arbeit ab.

Mitarbeitende sollten ihre Verfügbarkeit selbst angeben können, während die Planung diese Informationen direkt berücksichtigt. Prüfen Sie außerdem, ob offene Schichten gezielt an die richtigen Mitarbeitergruppen gesendet werden können und Sie bei einer kurzfristigen Absage schnell sehen, wer einspringen kann.

3. Ist die Kommunikation mit dem Dienstplan verknüpft?

Mitarbeitende sollten automatisch benachrichtigt werden, wenn sich eine Schicht ändert, und jederzeit Zugriff auf die aktuellen Informationen zu Arbeitszeit, Einsatzort, Funktion und Anweisungen haben.

So vermeiden Sie, dass wichtige Änderungen zwischen WhatsApp-Gruppen, E-Mails und SMS verloren gehen oder jemand mit einer veralteten Version des Dienstplans arbeitet.

4. Passt die Zeiterfassung zu Ihrem Betrieb?

Ein Restaurant, ein Hotel und ein Cateringunternehmen benötigen nicht unbedingt dieselbe Art der Zeiterfassung.

Prüfen Sie, ob Mitarbeitende auf eine Weise ein- und ausstempeln können, die zu Ihrem Betrieb passt – beispielsweise über eine mobile App oder eine gemeinsame Zeiterfassungsstation.

Ebenso wichtig ist, was danach passiert. Können Verantwortliche geplante und tatsächlich geleistete Stunden vergleichen, Fehler korrigieren und Arbeitszeiten freigeben, ohne die Daten in ein anderes System übertragen zu müssen?

5. Können Verträge und lokale arbeitsrechtliche Anforderungen verwaltet werden?

Die Dienstplanung ist nur ein Teil der Vorbereitung auf den ersten Arbeitseinsatz. Verträge, Mitarbeiterdaten und erforderliche Dokumente müssen ebenfalls vollständig und verfügbar sein.

Lassen Sie sich während der Demo einen realistischen Onboarding-Prozess zeigen. Kann die Software:

• benötigte Mitarbeiterdaten und Dokumente erfassen;
• den passenden Vertrag anhand Ihrer eigenen Vorlagen erstellen;
• digitale Unterschriften einholen;
• Dokumente zentral im Mitarbeiterprofil speichern;
• deutlich anzeigen, welche Informationen noch fehlen?

Arbeitsrechtliche und administrative Anforderungen unterscheiden sich von Land zu Land. Wenn Ihr Unternehmen bestimmte Meldungen oder Berichte übermitteln muss, fragen Sie, ob die Software dies über eine Integration oder einen Export unterstützt oder ob dafür weiterhin ein manueller Schritt erforderlich ist.

6. Lässt sich die Software mit der Lohnabrechnung verbinden?

Nach einer Schicht müssen die erfassten Arbeitszeiten noch geprüft und für die Lohnabrechnung vorbereitet werden. Wenn die Systeme nicht miteinander kommunizieren, müssen dieselben Daten erneut eingegeben werden.

Betrachten Sie deshalb den gesamten Prozess:

Dienstplanung → Zeiterfassung → Prüfung und Freigabe → Export oder Integration → Lohnabrechnung

Prüfen Sie anschließend:

• Können freigegebene Arbeitszeiten in dem Format bereitgestellt werden, das Ihr Lohnabrechnungssystem oder Dienstleister benötigt?
• Gibt es eine direkte Integration oder erfolgt die Übertragung über einen Export?
• Muss die Datei vor der Verarbeitung noch manuell angepasst werden?
• Können Korrekturen vorgenommen werden, bevor die Arbeitszeiten übertragen werden?

7. Sehen Sie die Personalkosten, bevor Sie den Dienstplan veröffentlichen?

Ein vollständig besetzter Dienstplan ist nicht automatisch ein kosteneffizienter Dienstplan.

Prüfen Sie, ob die Software bereits vor der Veröffentlichung die erwarteten Personalkosten einer Schicht oder eines Projekts anzeigt. Nach dem Einsatz sollten Sie geplante Stunden und Kosten mit den tatsächlich geleisteten Stunden vergleichen können.

So erkennen Sie schneller, wenn Überstunden zunehmen oder eine Schicht teurer wird als erwartet.

Testen Sie während der Demo reale Situationen

Lassen Sie sich nicht nur Menüs und Funktionslisten zeigen. Bitten Sie darum, Situationen durchzuspielen, die in Ihrem Arbeitsalltag tatsächlich vorkommen:

• Ein Mitarbeiter sagt kurz vor einer Schicht ab. Wie finden Sie einen Ersatz?
• Eine Person wird zur gleichen Zeit an zwei Standorten eingeplant. Wird der Konflikt erkannt?
• Eine Schicht dauert länger als geplant. Wie werden die zusätzlichen Stunden erfasst?
• Die Arbeitszeiten wurden freigegeben. Wie gelangen sie in die Lohnabrechnung?

Fragen Sie außerdem, wer die Konfiguration und Datenmigration übernimmt, welche Unterstützung bei der Einführung enthalten ist und für welche Funktionen zusätzliche Kosten entstehen.

Die beste Personalplanungssoftware ist nicht die Lösung mit der längsten Funktionsliste. Es ist die Lösung, die zu der Art passt, wie Ihr Team tatsächlich arbeitet.

Wie CrewPlanner dabei unterstützt

CrewPlanner verbindet Personalplanung, Verfügbarkeiten, Kommunikation, Verträge, Zeiterfassung und die Vorbereitung der Lohnabrechnung in einem Workflow.

Je nach gewählter Konfiguration können Planungsverantwortliche:

• wiederkehrende und projektbasierte Dienstpläne erstellen;
• Verfügbarkeiten erfassen und gezielt die passenden Mitarbeitenden kontaktieren, wenn eine Schicht besetzt werden muss;
• Verträge aus Vorlagen erstellen und digital unterzeichnen lassen;
• geleistete Arbeitszeiten prüfen und abschließen, bevor sie für die Lohnabrechnung exportiert werden;
• geplante und tatsächlich geleistete Stunden vergleichen;
• Personalkosten verfolgen und die Bruttomarge pro Projekt auf Basis geplanter Stunden, Löhne und hinterlegter Kosten schätzen.

Mitarbeitende können über die App ihren Dienstplan einsehen, Verfügbarkeiten angeben, Aktualisierungen erhalten, Arbeitszeiten erfassen und auf relevante Dokumente zugreifen.

Welche Module und Integrationen verfügbar sind, hängt von der gewählten Konfiguration ab.

CrewPlanner wurde für Organisationen mit flexiblen Teams entwickelt – insbesondere in Gastronomie, Hotellerie, Catering und Eventorganisation.

Häufig gestellte Fragen

Ersetzt Personalplanungssoftware eine Lohnabrechnungssoftware?

In der Regel nicht. Personalplanungssoftware verwaltet Dienstpläne, Verfügbarkeiten und geleistete Arbeitszeiten, während die Lohnabrechnungssoftware Gehälter und Löhne berechnet und verarbeitet. Eine Integration oder ein Export zwischen beiden Systemen hilft dabei, doppelte Dateneingaben zu vermeiden.

Kann ein Planungssystem mehrere Standorte und unterschiedliche Mitarbeitergruppen verwalten?

Ja, sofern die Software standortbezogene Dienstpläne, unterschiedliche Beschäftigungsmodelle, Zugriffsrechte und die Erkennung von Planungskonflikten unterstützt. Lassen Sie sich während der Demo zeigen, wie dies mit der Struktur Ihres eigenen Teams funktionieren würde.

Wie lange dauert die Einführung einer Personalplanungssoftware?

Das hängt von der Größe Ihres Teams, der Qualität Ihrer bestehenden Mitarbeiterdaten, den benötigten Integrationen und der Komplexität Ihrer Prozesse ab.

Fragen Sie, wer die Konfiguration und Datenmigration übernimmt, welche Unterstützung beim Onboarding enthalten ist und ab wann Ihr Team die Software realistisch im Arbeitsalltag einsetzen kann.

Buchen Sie eine kostenlose Demo und testen Sie CrewPlanner mit Ihrem eigenen Planungsprozess.