Coûts salariaux dans la planification du personnel : 6 indicateurs à suivre

Un projet peut sembler rentable sur le papier et finalement coûter plus cher que prévu. En comparant les heures planifiées, les heures prestées et les coûts salariaux, vous voyez plus rapidement d’où vient l’écart.

Ces six indicateurs constituent un point de départ pratique pour mieux suivre vos coûts salariaux.

Quels indicateurs permettent de suivre les coûts salariaux dans votre planning ?

Ce ne sont pas les seuls indicateurs qui permettent de suivre vos coûts salariaux. Ils sont particulièrement utiles parce qu’ils sont directement liés à la planification du personnel, à l’enregistrement du temps et au suivi des projets.

Il est également important de comprendre que le coût salarial ne se limite pas au salaire brut. Les cotisations patronales, le pécule de vacances, la prime de fin d’année et d’autres coûts liés au personnel peuvent également entrer dans le coût salarial total.

Lorsque vous comparez les coûts prévus et réels, veillez à utiliser les mêmes éléments de coût dans les deux calculs.

1. Heures planifiées

Les heures planifiées sont toutes les heures pour lesquelles des collaborateurs sont prévus à l’avance dans le planning.

Elles constituent la base de votre planification du personnel et de l’estimation de vos coûts salariaux.

Exemple :

6 collaborateurs × 7 heures = 42 heures planifiées

Vous pouvez suivre les heures planifiées par shift, projet, lieu, fonction ou période.

Pris isolément, ce chiffre ne dit pas encore grand-chose. Il devient surtout intéressant lorsque vous le comparez aux heures qui ont réellement été prestées.

2. Heures prestées

Les heures prestées sont les heures que les collaborateurs ont réellement travaillées et enregistrées.

Elles peuvent différer du planning. Un collaborateur commence plus tôt, travaille plus longtemps, un shift est prolongé ou quelqu’un termine plus tôt que prévu.

Pour bien suivre vos coûts, vous avez donc besoin des deux :

• planning : qu’aviez-vous prévu ?
• enregistrement du temps : que s’est-il réellement passé ?

En comparant les heures planifiées et enregistrées, vous voyez plus rapidement où la réalité s’écarte du planning.

À lire aussi : L’enregistrement du temps de travail obligatoire en Belgique à partir de 2027.

3. Écart d’heures

L’écart d’heures montre combien d’heures ont été prestées en plus ou en moins par rapport au planning.

Le calcul est simple :

Écart d’heures = heures prestées − heures planifiées

Exemple :

• Heures planifiées : 120
• Heures prestées : 132
• Écart : +12 heures

Vous pouvez également exprimer cet écart en pourcentage :

Écart (%) = (heures prestées − heures planifiées) / heures planifiées × 100

Dans cet exemple :

12 / 120 × 100 = 10 %

L’équipe a donc presté 10 % d’heures en plus que prévu.

Un écart ne signifie pas automatiquement que votre planning était mauvais. Dans les secteurs où l’activité varie, les besoins en personnel peuvent évoluer au cours de la journée.

Ce qui est surtout intéressant, ce sont les écarts récurrents.

Les shifts de fermeture se prolongent-ils presque toujours ? Un lieu a-t-il systématiquement besoin de plus d’heures ? Ou planifiez-vous régulièrement plus d’heures que nécessaire ?

Ces informations vous permettent d’améliorer vos prochains plannings.

Mais l’écart d’heures ne montre pas encore l’impact financier. Pour cela, il faut regarder l’écart de coûts salariaux.

4. Écart de coûts salariaux

Les coûts salariaux prévus indiquent ce que votre planification devrait coûter. Les coûts salariaux réels montrent ce que les prestations ont finalement coûté. La différence entre les deux correspond à l’écart de coûts salariaux.

Écart de coûts salariaux = coûts réels − coûts prévus

Avec le même exemple fictif :

Cet exemple est uniquement illustratif. Les coûts réels varient notamment selon le secteur, la fonction, le salaire et le type de contrat.

L’écart d’heures est donc de +10 %, tandis que l’écart de coûts salariaux atteint +14 %.

Le coût d’une heure de travail peut varier selon la fonction, le salaire, le type de contrat et les autres coûts liés au collaborateur.

Un écart de coûts peut même apparaître sans qu’il y ait davantage d’heures prestées.

Exemple : vous planifiez un étudiant pour un shift de 8 heures. À la dernière minute, un autre collaborateur reprend ce shift.

Le nombre d’heures reste exactement le même : l’écart d’heures est donc nul. Pourtant, le coût salarial peut être différent, car la structure des coûts n’est pas nécessairement identique pour chaque collaborateur ou type de contrat.

Si vous ne suivez que les heures, vous ne voyez pas cette différence.

L’écart d’heures montre ce qui a changé sur le plan opérationnel. L’écart de coûts montre ce que ce changement signifie financièrement.

5. Coût salarial par heure prestée

Alors que l’écart de coûts salariaux montre dans quelle mesure le coût total diffère du planning, le coût salarial par heure prestée indique combien vous coûte en moyenne une heure effectivement travaillée.

La formule est :

Coût salarial par heure prestée = coût salarial total pris en compte / nombre total d’heures prestées

Avec notre exemple :

• Réel : 3 420 € / 132 heures = 25,91 € par heure prestée
• Prévu : 3 000 € / 120 heures = 25 € par heure

Chaque heure prestée a donc coûté en moyenne 0,91 € de plus que prévu.

Cet indicateur vous permet de comparer différentes périodes, équipes ou projets et d’examiner pourquoi le coût moyen par heure évolue.

Utilisez pour ce calcul le coût salarial total pris en compte, et pas uniquement le salaire horaire brut.

6. Marge brute par projet

La marge brute par projet indique quelle part du budget prévu reste après prise en compte des coûts salariaux.

Dans cet article, la marge correspond à une marge opérationnelle simplifiée, calculée à partir du budget du projet et des coûts salariaux. Elle ne tient pas compte de tous les autres coûts de l’entreprise et ne correspond donc pas nécessairement à la marge brute utilisée en comptabilité.

Avant le début du projet :

Budget − coûts salariaux prévus = marge prévue

Après l’enregistrement des heures prestées :

Budget − coûts salariaux réels = marge réelle

Exemple :

La marge peut également être exprimée en pourcentage :

Marge (%) = marge / budget × 100

Dans cet exemple, la marge passe d’environ 33 % à 24 %, parce que les coûts salariaux réels sont plus élevés que prévu.

Cette comparaison permet de voir plus clairement quel impact votre planification du personnel a sur le budget d’un projet.

Comment un logiciel de planification du personnel aide-t-il à maîtriser les coûts salariaux ?

Un logiciel de planification du personnel est particulièrement utile lorsque le planning, l’enregistrement du temps et les données de coût sont reliés entre eux.

Avant un shift ou un projet, vous pouvez voir ce que vous avez planifié et estimer les coûts associés. Après le shift ou le projet, vous pouvez comparer les heures enregistrées et les coûts réels avec ce qui était prévu.

Au fil des shifts ou des projets, certaines tendances deviennent plus visibles : les heures dépassent-elles régulièrement le planning ? Des écarts de coûts reviennent-ils souvent ? Faut-il adapter la planification pour les prochaines périodes ?

L’objectif n’est pas simplement de planifier moins de personnel.

Il s’agit de prévoir les effectifs adaptés et d’identifier les situations dans lesquelles les besoins réels s’écartent régulièrement du planning initial.

En Belgique, si vous travaillez avec des étudiants ou des flexi-jobbers, il est également important de tenir compte des processus liés à Dimona et du lien avec la gestion de la paie.

Si vous comparez plusieurs solutions, notre guide 7 questions pour choisir un logiciel de planification et maîtriser les coûts de personnel peut vous aider à identifier les fonctionnalités les plus utiles pour votre organisation.

Suivre les coûts salariaux et la marge dans CrewPlanner

CrewPlanner réunit la planification du personnel, l’enregistrement du temps et le suivi financier.

Dans le module Finance, vous pouvez notamment consulter :

• le budget et les coûts planifiés
• les coûts réels
• la différence entre les coûts salariaux prévus et réels
• la marge
• les collaborateurs, fonctions et shifts à l’origine de ces coûts

Via la Marketplace CrewPlanner, vous pouvez connecter CrewPlanner à différents outils de paie, de comptabilité et à d’autres systèmes utilisés dans votre entreprise.

Pour les employeurs belges, CrewPlanner prend également en charge les processus liés à Dimona.

Vous voyez ainsi ce que votre planning devrait coûter avant un projet et où les coûts réels s’écartent ensuite de ce qui était prévu.

Vous voulez savoir ce que votre planning vous coûtera avant le début de votre prochain projet ?

Avec CrewPlanner, vous pouvez comparer les heures planifiées et prestées, les coûts salariaux et les marges au même endroit.

Questions fréquentes

Quel est un bon coût salarial par heure prestée ?

Il n’existe pas de montant universel qui convienne à toutes les entreprises.

Le coût salarial par heure prestée varie notamment selon le secteur, les fonctions, les types de contrats et la composition de votre personnel.

Il est donc surtout utile de comparer vos résultats à votre propre planning, à des périodes précédentes et à des projets comparables.

Pourquoi les coûts salariaux prévus et réels peuvent-ils être différents ?

Parce que la réalité ne correspond pas toujours exactement au planning. Les collaborateurs peuvent prester plus ou moins d’heures que prévu et la composition de l’équipe peut changer.

Même avec le même nombre d’heures, le coût peut varier lorsque d’autres collaborateurs ou fonctions sont affectés au travail.

CrewPlanner permet-il de comparer les coûts salariaux prévus et réels ?

Oui. Dans le module Finance de CrewPlanner, vous pouvez consulter les coûts planifiés et réels côte à côte. Vous voyez ainsi plus rapidement où les coûts réels s’écartent de votre planning.